Mitarbeiter*in im Büromanagement

Detailansicht des Stellenangebots Stellendetails zu: Mitarbeiter*in im Büromanagement Mitarbeiter*in im BüromanagementKopfbereichArbeitBürokaufmann/-frauMitarbeiter*in im BüromanagementChristian-Albrechts- Universität zu Kiel (CAU)VollzeitKielab sofortunbefristetHeuteStellenbeschreibungVergütung: TV-L 8

An der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel (CAU) im Institut für Betriebswirtschaftslehre und Kiel Institute for Responsible Innovation ist zum nächstmöglichen Termin die Stelle als

Mitarbeiter*in im Büromanagement

unbefristet zu besetzten. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt die einer Vollbeschäftigung (z. Zt. 38,7 Stunden/Woche). Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit ist hälftig aufgeteilt auf die Professur für Marketing (Prof. Dr. Stefan Hoffmann) und die Professur für Technologiemanagement (Prof. Dr. Carsten Schultz). Diese sind Teil des Kiel Institute for Responsible Innovation, welches sich mit der Entwicklung und Einführung von auf Nachhaltigkeit ausgerichteten Innovationen beschäftigt. Das Entgelt richtet sich bei Vorliegen der tarifrechtlichen Voraussetzungen nach der Entgeltgruppe 8 TV-L.
Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel (CAU) ist das wissenschaftliche Zentrum Schleswig-Holsteins. Mehr als 2000 Wissenschaftlerinnen und rd. 450 Professuren bilden ca. 27.000 Studierende aus. Insgesamt beschäftigt die CAU rund 3.500 Mitarbeiterinnen und ist eine der größten Arbeitgeber der Region.

Aufgabengebiet:

Durch die Führung der gemeinsamen Sekretariate der Fachgebiete Marketing, Technologiemanagement und Digitales Marketing am Kiel Institute for Responsible Innovation haben Sie die Möglichkeit, an gesellschaftlich bedeutsamen Fragestellungen mitzuwirken. Sie übernehmen dabei die folgenden vielfältigen Tätigkeiten:
· Eigenverantwortliche Durchführung der Verwaltungsaufgaben mit externer Korrespondenz und Unterstützung des Teams von aktuell 26 Mitarbeitenden (teils auf Englisch),
· Vorbereitung von Veranstaltungen und Konferenzen und Unterstützung bei der Durchführung,
· Unterstützung bei der Drittmittelverwaltung, insbesondere durch die Budgetüberwachung mittels Microsoft Excel, den Drittmittelverwaltungs-Tools der Fördergeber und der CAU internen Software,
· Initiativen für die Weiterentwicklung der aufgeführten Tätigkeiten in der Drittmittelverwaltung und Eventmanagement, inkl. einer Anleitung der weiteren Sekretariate im Kiel Institute for Responsible Innovation.
· Selbstständige Beschaffung und haushaltstechnische Abwicklung des Zahlungsverkehrs der Professuren inkl. Etatüberwachung, Inventarisierungen, Rechnungsbearbeitung, Erstellung von Auszahlungsanordnungen und Reverse Charge-Dokumenten,
· Bearbeitung aller Vorgänge zur Einstellung und Vertragsverlängerung von Studentischen Hilfskräften und Vorbereitung der Stellenausschreibung und Einstellung/Umsetzung/Vertragsverlängerung von wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen,
· Unterstützung bei der Vorbereitung der Klausuren und der Organisation rund um die Lehre und Kommunikation mit Studierenden,
· Selbstständige Bedienung weiterer universitärer IT-Systeme zur Administration von Dienstreisen, Raumbuchungen, Lehre, Außendarstellung.

Anforderungsprofil

Eine abgeschlossene Ausbildung zurzum Kauffraumann für Büromanagement oder Bürokommunikation bzw. zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder ein vergleichbarer qualifizierender administrativ geprägter Berufsabschluss oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und mindestens dreijährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder eine mindestens dreijährige nachgewiesenen Tätigkeit als (Büro)Assistenz von Führungskräften in privaten / öffentlichen Organisationen oder eine mindestens dreijährige nachgewiesenen Tätigkeit in einem Sekretariat einer Universität.
Die Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten, eine schnelle Auffassungsgabe, sichere mündliche und schriftliche Kommunikation, strukturierte Arbeitsweise, Teamfähigkeit, Flexibilität, Zuverlässigkeit und ein hohes Verantwortungsbewusstsein sind für Sie selbstverständlich. Sie besitzen sichere Deutschkenntnisse (Sprachniveau C2) in Wort und Schrift und gute Kenntnisse in Englisch (Sprachniveau B1). Wir setzen einen sicheren Umgang mit Büro- und Kommunikationstechnik, insbesondere sehr gute Kenntnisse in der Anwendung von Microsoft Office (Word, Excel, Power-Point) und die Bereitschaft zur Einarbeitung in neue IT Anwendungen, voraus. Idealer Weise verfügen Sie bereits über Erfahrung in der Bearbeitung von Haushaltsangelegenheiten und der Personalverwaltung.

Was Sie erwartet

Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit an der größten Hochschule des Landes Schleswig-Holstein in einer Stadt mit hoher Lebensqualität. Sie unterstützen mit ihrer Tätigkeit Forschung, Lehre und Transfer für verantwortungsvolle Innovationen aus betriebswirtschaftlicher Perspektive. Unser motiviertes und dynamisches Team beschäftigt sich gemeinsam mit Partnern aus Wissenschaft und Praxis mit hoch aktuellen Themen wie nachhaltigem Konsum, Digitalisierung und künstlicher Intelligenz im Gesundheitswesen und dem Aufbau von regionalen Innovationsökosystemen. Die Stelle wird aus Altersgründen wiederbesetzt. Eine geordnete Übergabe der Tätigkeiten ist gesichert.
Als familienfreundliche Arbeitgeberin bieten wir flexible Arbeitszeitgestaltung und sehr gute Voraussetzungen für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, bspw. durch zeitweises Arbeiten im Home-Office und Teilzeitbeschäftigung. Sofern entsprechende Bewerbungen eingehen, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten entsprochen werden kann.
Darüber hinaus bieten wir attraktive Fort- und Weiterbildungen, Gesundheitsmanagement, Jobticket sowie ein attraktives Sportprogramm zu vergünstigten Konditionen.
Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihres Alters, Ihres Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter.
Die Hochschule setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein. Bewerbungen von Schwerbehinderten und ihnen Gleichgestellten werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.
Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf inkl. Beschreibung der für die Stelle relevanter Tätigkeiten sowie Kopien der wesentlichen Zeugnisse) senden Sie bitte bis zum 21.07.2024 an:
Prof. Dr. Stefan Hoffmann, Prof. Dr. Carsten Schultz
Institut für Betriebswirtschaftslehre der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel
Christian-Albrechts-Platz 4; 24098 Kiel
E-Mail marketing@bwl.uni-kiel.de
Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen, die lediglich einen Lebenslauf enthalten, als unvollständig gelten und im weiteren Verfahren leider nicht berücksichtigt werden können. Auf die Vorlage von Lichtbildern/Bewerbungsfotos verzichten wir ausdrücklich und bitten daher, davon abzusehen. Bitte beachten Sie, dass nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens alle Unterlagen vernichtet werden.
Für Rückfragen stehen Ihnen Prof. Hoffmann (stefan.hoffmann@bwl.uni-kiel.de, 0431 880 2165) oder Prof. Schultz (schultz@bwl.uni-kiel.de, 0431 880 1542) sehr gerne zur Verfügung.
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