Assistenz/Sekretariat (w/m/d) der Dezernentin

Detailansicht des Stellenangebots Stellendetails zu: Assistenz/Sekretariat (w/m/d) der Dezernentin Assistenz/Sekretariat (w/m/d) der DezernentinKopfbereichArbeitKaufmann/-frau - BüromanagementAssistenz/Sekretariat (w/m/d) der DezernentinRuprecht-Karls-Universität Zentr. UniversitätsverwaltungVollzeitHeidelberg, Neckarab 29.07.2024unbefristetGesternStellenbeschreibung

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 30.000 Studierenden und 8.400 Mitarbeiterinnen, darunter zahlreiche Spitzenforscherinnen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.
Bei der Universitätsverwaltung im Dezernat Studium und Lehre ist folgende Stelle in Vollzeit zu besetzen:

Assistenz/Sekretariat (w/m/d) der Dezernentin

Ihre Aufgaben

Professionelle deutsch- und englischsprachige Kommunikation in Wort und Schrift
Office-Management: Organisations- und Managementaufgaben, die in einem Sekretariat anfallen
Terminmanagement für die Termine der Dezernentin inkl. Vor- und Nachbereitung der Besprechungen
Kommunikation, z. B. mit Studierenden, Mitarbeiter*innen, Instituten und externen Stellen
Unterstützung bei Beschaffungsprozessen, Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial
Selbstständige Bearbeitung von Rechnungen in der E-Rechnung
Planungsaufgaben, z. B. Tagungen, Dienstreisen
Themenspezifische Unterstützung: Recherchetätigkeiten und Aufbereitung der Ergebnisse, Protokollführung in Besprechungen
Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, z. B. Konferenzen oder Workshops

Ihr Profil

Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung aus einer vergleichbaren Tätigkeit
Erfahrung in Verwaltung
Selbständiges Arbeiten wird erwartet
Sehr gute Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch
Sehr gute Anwenderkenntnisse der MS-Office-Programme und Bereitschaft zur Einarbeitung in Software für die o. g. Verwaltungs- und Koordinationsaufgaben
Organisations- und Planungsstärke
Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
Repräsentatives und freundliches Auftreten

Wir bieten

Einen vielseitigen und ansprechenden Arbeitsplatz in einem kollegialen Umfeld
Eine fundierte Einarbeitung
Flexible, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle mit den Vorteilen des öffentlichen Dienstes
Ein vielfältiges universitäres Angebot wie ein bezuschusstes Deutschlandticket, Veranstaltungen, Hochschulsport und interne Weiterbildung
Die Vergütung erfolgt nach TV-L. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar. Wir bitten mit der Bewerbung Ihre Gehaltsvorstellungen anzugeben.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis 28.07.2024 in (einer) PDF-Datei (bitte alle Unterlagen in einer Datei) per E-Mail senden an: dezernat2-bewerbungen@zuv.uni-heidelberg.de
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Ihnen keine Eingangsbestätigung zusenden und die Auswertung der eingegangenen Bewerbungen etwas Zeit in Anspruch nimmt. Gerne können Sie sich für Rückfragen an die o. g. E-Mail-Adresse wenden.
Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.
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