Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)
Seit über 30 Jahren sind wir, das Ingenieurbüro Professor Dr.-Ing. Vogt Planungsgesellschaft mbH, erfolgreich im Markt etabliert und beschäftigen heute 43 Ingenieure, Architekten, Kaufleute und Zeichner. Wir realisieren deutschlandweit anspruchsvolle Bauprojekte im Gesundheitswesen - von kleineren Arztpraxen über Medizinische Versorgungszentren bis hin zu Krankenhausneubauten.
Unsere Leistungen umfassen Architektur, Brandschutzfachplanung, Tragwerksplanung und Bauphysik - alles aus einer Hand. Seit 2018 sind wir Teil von BKW Engineering, dem größten Zusammenschluss unabhängiger Ingenieur-, Architektur-, Gutachter- und Prüfunternehmen in der DACH-Region.
Wir suchen zur Unterstützung unserer Geschäftsführung eine engagierte, zuverlässige und gut organisierte Assistenz der Geschäftslführung (w/m/d) in Vollzeit (40 Stunden/Woche).
Ihr Wirkungsfeld
- Eigenständige Organisation und Koordination sämtlicher Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsführung
- Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei vertraulichen, geschäftsrelevanten und personalbezogenen Themen
- Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben als Schnittstelle zum BKW-Konzern
- Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs sowie der E-Mail- und Telefonkorrespondenz
- Professionelle Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern, Behörden und Dienstleistern
- Vorbereitung, Verwaltung und Nachverfolgung von Unterlagen, Dokumenten, Terminen und Fristen
- Administrative Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren
- Koordination kleinerer Projekte und Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben
- Organisation von Bestellungen sowie Unterstützung bei allgemeinen betrieblichen Abläufen
- Mitwirkung bei Aufgaben in den Bereichen Datenschutz und Qualitätsmanagement (QM)
- Berufserfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung, im Sekretariat oder in einer vergleichbaren Position
- Gute Kenntnisse in der Büroorganisation, Verwaltung und kaufmännischen Sachbearbeitung
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
- Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen
- Hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit, insbesondere im Umgang mit sensiblen Informationen
- Sicheres, freundliches und professionelles Auftreten
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit im Team
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Darauf können Sie sich freuen
- Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem motivierten Team
- Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung
- Flexible Arbeitszeitmodelle für eine optimale Work-Life-Balance
- Leistungsgerechte Vergütung für Ihre Leistungen
- Vorteile durch unser Corporate Benefits Programm
- Moderner Arbeitsplatz
- Mitarbeiterevents zur Stärkung des Teamgeists
- Geburtstagspräsent zur Feier Ihres Ehrentages
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie schon bald kennenzulernen!
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