Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Schwerpunkt Immobilien & Buchhaltung
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) - Schwerpunkt Buchhaltung & Immobilien
Wir sind eine kleine, wachsende Unternehmensgruppe mit Fokus auf Bildungsdienstleistungen, Immobilienverwaltung und Pflegeunterstützung. Unser Team besteht aus engagierten Gründern und externen Partnern - und wir suchen jetzt Verstärkung für die kaufmännische und administrative Steuerung unserer Immobilien und Gesellschaften.
Du unterstützt die Geschäftsführung als rechte Hand für Immobilienverwaltung, Unternehmensführung, Buchhaltung und Büroorganisation - von der Betriebskostenabrechnung über Mieterkommunikation bis zur Vorbereitung von Umsatzsteuervoranmeldungen. Die Stelle ist in Koblenz.
✔ Immobilienverwaltung für unser Portfolio:
- Betriebskostenabrechnungen erstellen und mit Mietern kommunizieren
- Mietverträge, Mietanpassungen und Übergabeprotokolle verwalten
- Besichtigungen koordinieren (ggf. mit Unterstützung der Geschäftsführung)
- Hausmeister und Handwerker disponieren (Instandhaltung, Reparaturen)
✔ Buchhaltung (Lexoffice) für mehrere Gesellschaften:
- Belege kontieren, Zahlungsläufe vorbereiten
- Umsatzsteuervoranmeldungen vorbereiten (umsatzsteuerbefreite und -pflichtige Vorgänge)
- Offene-Posten-Listen führen, Mahnläufe koordinieren
- Ggf. Lohnabrechnung (nach Einarbeitung)
✔ Büroorganisation & Post:
- Eingangspost der Gesellschaften und der Geschäftsführung digitalisieren und bearbeiten
- Fristen überwachen (Mietverträge, Steuertermine, Versicherungen)
- Gesellschafterkommunikation (Terminabstimmung, Protokolle)
- Kommunikation mit Geschäftspartner*innen und Institutionen
✔ Vertragsmanagement:
- Mietverträge, Dienstleisterverträge und Übergabeprotokolle erstellen/aktualisieren
✅ Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau, Immobilienkauffrau, Steuerfachangestellte, Rechtsanwaltsfachangestellte) oder vergleichbare Qualifikation
✅ Oder abgeschlossenes kaufmännisches Studium (z.B. BWL, Rechtswissenschaft)
✅ Erfahrung mit Buchhaltungssoftware (Lexoffice ideal, aber nicht zwingend - wir schulen ein!)
✅ Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise - du arbeitest selbstständig im Home-Office und organisierst dich selbst
✅ Führerschein Klasse B und Bereitschaft für gelegentliche Außer-Ort-Termine
✅ Sorgfalt im Umgang mit sensiblen Daten (Kund*innen-, Mieter*innen-, Finanz- und Gesellschafterinformationen)
✅ Nice-to-have:
- Erfahrung mit Betriebskostenabrechnungen oder Mietrecht
- Kenntnisse in Umsatzsteuer (insb. §4 UStG - umsatzsteuerbefreite Leistungen)
- Affinität für digitale Tools (Cloud-Speicher, E-Signatur, Ticketsysteme)
🔹 Abwechslungsreiche Aufgaben in einer wachsenden Unternehmensgruppe
🔹 Faire Bezahlung von 18-22 €/Stunde (je nach Erfahrung)
🔹 Einarbeitung & Mentoring durch Teamleitung und Geschäftsführung
🔹 Moderne Arbeitsmittel (Lexoffice, Cloud-Speicher, Kollaborationssoftware)
🔹 Perspektive: Bei guter Zusammenarbeit Möglichkeit zur Aufstockung der Stunden oder Übernahme weiterer Verantwortung
Rahmenbedingungen:
- Umfang: 30 Stunden/Woche (flexible Zeiteinteilung, Kernzeiten nach Absprache)
- Vertrag: Teilzeit-Anstellung (zunächst 3 Monate Probezeit als Minijob möglich)
- Start: Ab sofort oder nach Vereinbarung
Interessiert?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung (Anschreiben + Lebenslauf) per E-Mail an karriere@rheinische-bildung.de.
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