Stellenbeschreibung

Für die Unterstützung des Gebäudemanagements eines öffentlichen Auftraggebers suchen wir Sie!

Interessante, abwechslungsreiche Tätigkeiten warten auf Sie:

zentrale Beauftragung, Nachverfolgung und Abrechnung von ca. 350-600 Kleinstaufträgen in 6 Monaten,
operative Steuerung standardisierter Kleinreparaturen ohne technischen Planungsbedarf,
Bündelung wiederkehrender Kleinmaßnahmen zur Sicherstellung der Gebäudenutzbarkeit,
Entlastung technischer Fachkräfte von zeitintensiven Einzelbeauftragungen.
zentrale Bearbeitung und Nachverfolgung des Auftrags- und Rechnungsdurchlaufes,
Terminüberwachung laufender Beauftragungen,
Prüfung und Klärung fehlerhafter Rechnungen sowie Ermittlung und Vermeidung von Doppelbestellungen,
Koordination der Rechnungsklärung zwischen technischen Beschäftigten und Buchhaltung,
fachliche Aufbereitung und Zuordnung offener Rückstellungen in Abstimmung mit den zuständigen Beschäftigten,
Unterstützung der Mittelabflusssteuerung und Verbesserung der Budgettransparenz, einschließlich einer monatlichen Übersicht für die Teamleitungen,
strukturierte digitale Ablage von Unterlagen aus Wartungen, Prüfungen und Begehungen,
Unterstützung der technischen Beschäftigten bei der Erstellung und Pflege von Wartungs- und Prüfübersichten, insbesondere in Excel.
Dokumentation von Bearbeitungsständen, offenen Punkten und Fristen in den vorgegebenen Systemen.

Idealerweise haben Sie folgende Qualifikationen:

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung; eine Zusatzqualifikation oder Berufserfahrung im technischen Gebäudemanagement ist wünschenswert
Nachweisbare Berufserfahrung in der Auftrags-, Rechnungs- oder Sachbearbeitung, vorzugsweise in einer öffentlichen Verwaltung oder im Gebäudemanagement
Sichere schriftliche und mündliche Deutschkenntnisse, mindestens Niveau B2
Hohe Auffassungsgabe und Zahlenverständnis
Strukturierte, genaue, effiziente und eigenständige Arbeitsweise
Zuverlässigkeit, Flexibilität und Einsatzbereitschaft • Kommunikations- und Teamfähigkeit
Gute Anwenderkenntnisse in MS Office, insbesondere Excel und Outlook, sowie die Bereitschaft, sich kurzfristig in weitere Fachverfahren einzuarbeiten
Organisatorische Fähigkeiten und Belastbarkeit

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen!

Kaufmännische Fachkraft (m/w/d) für den Bereich Auftragsmanagement