Stellenbeschreibung Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Büroleitung (m/w/d)

für 30 Wochenstunden

Die Stiftung Grundbildung Berlin ist als bundesweit erste Stiftung öffentlichen Rechts für Alphabetisierung und Grundbildung verantwortlich für die Umsetzung eines gesellschaftlich hoch relevanten Bildungsauftrags.

Start: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Umfang: 30 Stunden/Woche
Befristung: unbefristet
Vergütung: nach TV-L E9a

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere

Als Büroleitung sorgen Sie gemeinsam mit dem Vorstand und dem Team für eine gut organisierte Geschäftsstelle und verlässliche administrative Abläufe. Sie unterstützen den Vorstand im laufenden Geschäftsbetrieb und sind eine zentrale Schnittstelle innerhalb der Stiftung sowie zu externen Ansprechpartner:innen und Dienstleister:innen.

Büroorganisation & Koordination

Eigenständige Organisation und Koordination der Geschäftsstelle
Sicherstellung verlässlicher administrativer und organisatorischer Abläufe
Organisation allgemeiner Bürobedarfe
Koordination organisatorischer Fragen zu Räumen, Technik und Infrastruktur
Besetzung des allgemeinen Stiftungstelefons sowie Annahme, Zuordnung und Weiterleitung eingehender Anfragen

Unterstützung des Vorstands & Gremien

Organisatorische und administrative Unterstützung des Vorstands, unter anderem bei Terminen, Fristen und Wiedervorlagen
Zusammenstellung entscheidungsrelevanter Unterlagen
Selbstständige Steuerung von Gremiumsprozessen
Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen
Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen und Protokollführung
Nachhalten von Beschlüssen und Arbeitsaufträgen

Finanzen & Personal

Bearbeitung administrativer Vorgänge im Bereich Finanzen, insbesondere vorbereitende Buchhaltung sowie Rechnungsbearbeitung und -prüfung im Rahmen der festgelegten Verfahren
Koordination der erforderlichen Bearbeitungsschritte
Bearbeitung administrativer Vorgänge im Personalbereich, insbesondere Personalmeldungen, Personalakten und Verwaltung von Vertragsunterlagen
Koordination wiederkehrender Personalprozesse

Dienstleister:innen & externe Zusammenarbeit

Koordination und Kommunikation mit externen Dienstleister:innen
Nachverfolgung von Aufträgen und offenen Vorgängen
Termin- und Leistungskontrolle

Prozesse & Weiterentwicklung

Analyse, Gestaltung und Weiterentwicklung interner administrativer und organisatorischer Abläufe
Entwicklung und Pflege von Übersichten, Vorlagen, Checklisten und Dokumentationen

Das bringen Sie mit

Einen für das Aufgabengebiet geeigneten Hochschulabschluss oder eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im Verwaltungs-, Büro- oder kaufmännischen Bereich und entsprechende Berufserfahrung
Einschlägige Erfahrung in der Büroorganisation, Verwaltung oder administrativen Koordination Hohe Zahlenaffinität
Ausgeprägtes Organisationsgeschick und die Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben, Termine und Fristen selbstständig zu koordinieren
Eine strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
Sehr gute Kenntnisse der gängigen Microsoft-Office-Anwendungen und die Bereitschaft, sich in weitere digitale Anwendungen und Arbeitsprozesse einzuarbeiten
Ein sicheres und freundliches Auftreten sowie sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
Einen verbindlichen und serviceorientierten Umgang mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner:innen
Verantwortungsbewusstsein und einen vertrauensvollen Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
Teamfähigkeit, Eigeninitiative und die Bereitschaft, organisatorische Abläufe aktiv mitzugestalten
Interesse an den Themen und Zielen der Stiftung Grundbildung Berlin

Idealerweise bringen Sie außerdem mit

Erfahrung in der organisatorischen Unterstützung von Leitungskräften
Erfahrung in der Vorbereitung und Begleitung von Gremiensitzungen
Kenntnisse in der vorbereitenden Buchhaltung und Rechnungsbearbeitung
Erfahrungen in der Personaladministration
Erfahrungen mit Verwaltungsabläufen im öffentlichen oder gemeinnützigen Bereich

Das bieten wir

Ein soziales und sinnstiftendes Arbeitsumfeld mit viel Gestaltungsspielraum
Flexible Arbeitszeitmodelle
Sehr gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf
Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
Ein engagiertes Team
Vergütung nach TV-L E9a
Eine unbefristete Stelle mit 30 Wochenstunden

Bewerbung

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit Motivationsschreiben, Lebenslauf und Arbeitszeugnissen.

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung per E-Mail an:

Dr. Theresa Hamilton
bewerbung@grundbildung-berlin.de

Auf Wunsch schicken wir Ihnen gerne auch das Anforderungsprofil zu.

Die Integration von Menschen mit Behinderung entspricht unserem Selbstverständnis. Wir begrüßen daher ausdrücklich deren Bewerbung.

Die offene Stelle ist bei der Agentur für Arbeit gemeldet.