Stellenbeschreibung

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, strukturierte und motivierte Persönlichkeit, die unsere Geschäftsleitung und Projektleiter im organisatorischen und kaufmännischen Tagesgeschäft unterstützt.

Deine Aufgaben

Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen und strategischen Tagesgeschäft sowie Organisation von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen
Selbstständige Korrespondenz mit Auftraggebern, Behörden, Fachplanern und ausführenden Unternehmen
Unterstützung der Projektleiter bei der organisatorischen und kaufmännischen Projektabwicklung
Erstellung, Pflege und Verwaltung von Projektunterlagen, Projektdokumentationen und digitalen Projektakten
Anlage und Pflege von Projekten im Projektmanagement- und Abrechnungssystem
Erstellung von Honorarangeboten nach HOAI, Kalkulation von Ingenieurleistungen sowie Vorbereitung von Abschlags- und Schlussrechnungen
Überwachung von Honorarständen, Unterstützung beim Forderungsmanagement sowie Mitwirkung bei Kostenplanung, Budgetüberwachung und Projektcontrolling
Erstellung und Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen im AVA-Programm in Zusammenarbeit mit den Projektleitern
Durchführung von Ausschreibungen, Einholung und Auswertung von Angeboten sowie Erstellung von Preisspiegeln
Prüfung und Wertung von Angeboten, Erstellung von Vergabevermerken und Vorbereitung von Vergabeentscheidungen
Fachliche und rechnerische Prüfung von Bau- und Planerrechnungen sowie Nachverfolgung von Nachträgen und Kostenentwicklungen
Erstellung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen sowie Unterstützung bei der Optimierung interner Prozesse und Arbeitsabläufe
Vorbereitung der Buchführung für das Steuerbüro (DATEV)
professionelle Annahme, Steuerung und Weiterleitung eingehender Anrufe an die Ansprechpartner im Unternehmen

Das bringst du mit

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung in einem Ingenieur-, Architektur- oder Planungsbüro ist von Vorteil
Idealerweise Erfahrung in der Projektassistenz oder technischen Sachbearbeitung
Kenntnisse der HOAI und VOB sind wünschenswert
Idealerweise Erfahrung mit der AVA-Software California.pro sowie BUILDUP
Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Outlook und PowerPoint)
Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise mit Organisationsgeschick und Eigenverantwortung
Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit, freundliches Auftreten und Interesse an anspruchsvollen Bauprojekten und technischen Zusammenhängen

Das bieten wir dir

Einen unbefristeten und sicheren Arbeitsplatz in Vollzeit mit langfristiger Perspektive
Gleitzeit und 30 Tage Urlaub
Eine attraktive und leistungsgerechte Vergütung
Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Projekte im Bereich der Technischen Gebäudeausrüstung (TGA)
Eigenverantwortliches Arbeiten mit kurzen Entscheidungswegen und flachen Hierarchien
Ein modernes Arbeitsumfeld mit hochwertiger technischer Ausstattung
Strukturierte Einarbeitung sowie individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Hansefit-Mitgliedschaft, kostenlose Getränke sowie regelmäßige Team- und Firmenevents
Ein kollegiales, wertschätzendes und familiäres Arbeitsklima, in dem deine Ideen willkommen sind

Projektassistenz / Assistenz der Geschäftsleitung