Sachbearbeiter (m/w/d) Kreisvolkshochschule Assistenz
Der Saalekreis, im Zuge der Kreisfusion im Jahr 2007 entstanden, schließt sich wie ein Ring um die kreisfreie Stadt Halle (Saale). In ihm verbinden sich Tradition und Moderne, werden vergangene Zeugen bewahrt und berichten futuristisch anmutende Industriekomplexe vom Ideenreichtum der Menschen. Er ist ein lebens- und vor allem liebenswerter Landkreis, den es zu entdecken gilt. So vielfältig wie unsere Aufgaben sind auch unsere Jobmöglichkeiten.
Im Amt für Bildung und Ausbildungsförderung ist am Dienstort Merseburg eine Stelle als
Sachbearbeiter (m/w/d) Kreisvolkshochschule Assistenz
in Vollzeit zu besetzen. Das befristete Arbeitsverhältnis beginnt zum nächstmöglichen Zeitpunkt und ist befristet für die Dauer der Krankheitsvertretung der Stelleninhaberin, längstens jedoch für 3 Monate.
- Postein- und ausgang, -Verteilung und -umlauf organisieren
- Publikumsverkehr abwickeln, Entgegennahme und Weiterleitung von Anfragen sowie Auskünfte u.a. zu Auskünften erteilen
- Organisation, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Terminen unterstützen und Protokoll führen
- Nachweise für Ermäßigungen und Erstattungen abfordern und auf Gültigkeit prüfen
- Verträge für Honorarkräfte und Kursunterlagen vorbereiten auf Basis der Daten in der Fachanwendung
- Raumplanung an den Standorten unterstützen
- Unterlagen archivieren
- Teilnehmerentgelte entgegennehmen und verwalten
- Buchen von Einnahmen und Ausgangsrechnungen (u.a. Honorarabrechnung) im Haushaltskostenrechnungsprogramm
- Belege kontrollieren
- Rechnungen für Kurse und Veranstaltungen erstellen und bearbeiten
- Einnahmekasse führen
- Inventarisierung pflegen mit der Fachanwendung
- Teilnehmeranmeldungen für das Bildungsprogramm entgegennehmen und in der Fachanwendung pflegen
- Teilnehmerkontrolle und Überprüfung der Anwesenheitslisten durchführen
- Teilnehmerbescheinigungen ausstellen
- Kurse an den verschiedenen Standorten und Geschäftsstellen eröffnen
- Technik, Räumlichkeiten und andere Ausstattung vor- und nachbereiten
- Schließdienst wahrnehmen
- bei Bedarf Kursänderungen u.a. Verlegungen, Teilungen und Absagen durchführen
- EDV-gestützte Erfassung und Abrechnung der Bildungsmaßnahmen als Vorbereitung zur statistischen Verwertung und Abrechnung an das Landesverwaltungsamt
- Statistiken für den Landkreis, das Land Sachsen-Anhalt und den deutschen Volkshochschulverband e.V. in der Fachanwendung pflegen
- Sie sind sicher im Umgang mit modernen Arbeitsmitteln (MS Office). Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit runden Ihr Profil ab.
- Sie besitzen mündliche und schriftliche Kenntnisse der deutschen Sprache, mindestens auf Niveaustufe C1 des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens