Stellenbeschreibung

Die Assistenz der Geschäftsleitung unterstützt die Geschäftsführung bei administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben. Ziel der Stelle ist die verlässliche Entlastung der Geschäftsleitung, die strukturierte Bearbeitung von Vertragsangelegenheiten sowie die ordnungsgemäße Vorbereitung und Durchführung von Abrechnungsprozessen.

Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
Koordination, Vorbereitung und Nachverfolgung von Terminen und Besprechungen
Vorbereitung von Unterlagen, Übersichten, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen
Bearbeitung der geschäftlichen Korrespondenz nach Vorgabe beziehungsweise im übertragenen Verantwortungsbereich
Vertrauliche Behandlung von Geschäfts-, Personal- und Unternehmensinformationen
Vorbereitung, Erfassung und Verwaltung von Kunden-, Lieferanten-, Nachunternehmer- und sonstigen betrieblichen Verträgen
Führung einer strukturierten Vertragsablage und Pflege der Vertragsübersichten
Überwachung von Vertragsfristen, Laufzeiten, Kündigungs- und Wiedervorlageterminen
Vorbereitung von Vertragsänderungen, Nachträgen und sonstigem vertragsbezogenem Schriftverkehr nach Vorgabe der Geschäftsführung
Vorbereitung und Erstellung von Ausgangsrechnungen nach den internen Freigabevorgaben
Unterstützung bei Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen
Selbstständige Bearbeitung der übertragenen Aufgaben innerhalb der festgelegten Zuständigkeiten
Einholung von Informationen, Unterlagen und Angeboten im betrieblich erforderlichen Umfang