Mitarbeiter*in (m/w/d) im Studiengangssekretariat Internationale Programme (befristet als Vertretung)

Stellenbeginn:

01.10.2026

Arbeitsort:

Mosbach

Stellenumfang:

100 % (39,5 Stunden pro Woche)

Dauer:

befristet bis 31.03.2027 als Vertretung

Vergütung:

EG 7 gemäß TV-L

Verfahrensnummer:

AP-60 MOS/D3

Ihre Aufgaben

Organisation und Koordination des Studienplans und -betriebs der internationalen Programme of Business / of Engineering (IPB / IPE) sowie von internationalen Kurzzeitprogrammen (z.B. Summer School)
Planung, Organisation und Durchführung von Exkursionen der internationalen Programme
Budgetplanung und Budgetkontrolle der internationalen Programme
Management des Nominierungs- und Bewerbungsprozesses für ausländische Studierende
Planung und Durchführung des Onboarding für Incomings
Organisation und Betreuung des Buddy- und Tutorenprogramms der internationalen Programme
Housing: Belegungs- und Zahlungsmanagement des Zimmerkontingents, Ansprechpartner*in für das Studierendenwerk Heidelberg
Betreuung und organisatorische Abwicklung von internationalen Dozenten
Kontaktpflege mit Outgoing-Betreuer der Partnerhochschulen inkl. eigenständige Online Präsentationen für potentielle internationale Studierende
Unterstützung der Professoren bei der Weiterentwicklung der internationalen Programme
Erstellung von Informationsmaterial, Pflege der Homepage und Moodle Plattform

Ihr Profil

Abgeschlossene Ausbildung zum*zur Fremdsprachensekretär*in oder vergleichbare Ausbildung
Sehr gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B2), gerne auch "native speakers"
Serviceorientierung, Freundlichkeit, sowie Aufgeschlossenheit im Umgang mit Menschen aus anderen Kulturkreisen
Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel und Outlook), Typo3, Lernplattform Moodle
Ausgeprägtes Organisationsvermögen und Belastbarkeit sowie eine schnelle Auffassungsgabe
Vorteilhaft sind Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation sowie eigene Auslandserfahrungen
Eigeninitiative sowie strukturiertes, selbstständiges Arbeiten aber auch Teamfähigkeit setzen wir voraus
Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Systeme, wie z.B. in das hochschulspezifische Programm DUALIS und RAPLA
Flexibilität und Bereitschaft für Abend- und Wochenendarbeit

Unser Angebot

Vergütung nach Entgeltgruppe 7 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)
Durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit bei 100 % 39,5 Stunden
Besetzung zum 01.10.2026, befristet bis zum 31.03.2027 als Vertretung
flexible Arbeitszeitmodelle und Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
gut ausgestattete Räumlichkeiten in modernem Arbeitsumfeld
Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Betriebliches Gesundheitsmanagement
Mensa / Zuschuss zum Mittagessen und JobTicket BW

Weiteres zu unseren Benefits hier:

Die Stelle ist grundsätzlich teilbar. Die Besetzung ist mit einer Vollzeitkraft oder mit Teilzeitkräften vorgesehen.

Wir bitten um Angabe Ihres möglichen Arbeitsumfangs.

Online-Bewerbung

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über unser Bewerbungsportal bis zum 14.09.2026!

Sie haben Fragen?
Ansprechperson (fachlich):
Name: Prof. Dr. Christine Azarmi
Telefon: 06261/939-107

Ansprechperson (Personal):
Name: Merlin Heiden
Telefon: 06261/939-535