Sekretär:in in der Generalverwaltung - Munich

Anstellung

Das an die Französische Botschaft in Berlin angegliederte Institut français Deutschland (IFA) ist die offizielle Kulturvertretung des französischen Staates. Seit über 50 Jahren bietet es Französischkurse für die breite Öffentlichkeit, Unternehmen und Institutionen.

Die Aufgabe des Institut français München in der Kaulbachstraße 13 ist die Förderung der französischen Sprache und Kultur in München und Bayern. Es bietet Französischkurse, die speziell auf die Bedürfnisse der Zielgruppen ausgerichtet sind, sowie eine umfangreiche französischsprachige Mediathek.

Das IFA sucht für seine Außenstelle in München eine/n Sekretär/in in der Generalverwaltung

Aufgaben

Unter der Verantwortung des Leiters der Außenstelle und des/der Generalverwalters/in des Standortes kommen dem/der Sekretär/in folgende Hauptaufgaben zu:

Überprüfung von Rechnungen, Vereinbarungen, Kostenerstattungsbeträgen für Dienstreisen, Verwaltungsdokumenten etc.
Erfassung dieser Vorgänge mithilfe der Software ELAP (Ausgaben, Einnahmen etc.)
Bearbeitung von Kontoauszügen in Zusammenarbeit mit dem Leiter der Buchhaltung
Beteiligung an der Sicherung von Verwaltungsvorgängen
Unterstützung bei der Bearbeitung von Rückerstattungen, Zahlungsverfolgungen und -erinnerungen sowie Überwachung ausstehender Zahlungen
Suche von Serviceanbietern, Anforderung von Kostenvoranschlägen und Ausschreibungsverfahren
Unterstützung bei administrativen und logistischen Aufgaben
Bearbeitung der Post, von Rechnungen und Lieferungen; Überwachung von Verträgen und Verwaltungserklärungen zusammen mit dem/der Generalverwalter/in
Verwaltung von Bestellungen und Beschaffung von Verbrauchsmaterialien
Archivierung von Dokumenten
Unterstützung bei der Erstellung von Buchhaltungs- und Statistikberichten
Abteilungsübergreifende administrative Unterstützung (Kursabteilung, bei Prüfungen, in der Mediathek etc.)

Anforderungen

Kenntnisse:

Beherrschung der gängigen Bürokommunikationsmittel (Excel und Word)
Kenntnisse im Umgang mit Verwaltungs-Tools
Sehr gute Kenntnisse der deutschen und der französischen Sprache (Niveau C1)

Persönlichkeitsbezogene Fähigkeiten:

Sorgfalt, Verschwiegenheit, Höflichkeit und Pünktlichkeit
Organisationsvermögen und Sinn für Genauigkeit
Dienstbereitschaft
Vielseitigkeit

Allgemeine Informationen

Dienstbeginn: 01.10.2026
Vertrag: auf ein Jahr befristeter Vertrag, verlängerbar um ein weiteres Jahr mit der Möglichkeit einer anschließenden Entfristung
Wöchentliche Arbeitszeit: 32 Stunden
Monatliche Vergütung: 2 078,68 € (Zahlung eines 13. Monatsgehalts)
Fahrkostenzuschuss von 31,50 € brutto pro Monat (unter bestimmten Bedingungen) 30 Urlaubstage pro Jahr
Arbeitsort: Kaulbachstraße 13, 80539 München
Es handelt sich um einen Vertrag nach deutschem Recht. Die Mitgliedschaft in einer deutschen Krankenkasse ist erforderlich.
Der/Die Bewerber/in muss mindestens drei Monate vor Arbeitsbeginn in Deutschland wohnhaft gewesen sein.
Bewerbung: Lebenslauf und Bewerbungsschreiben sind auf Deutsch oder Französisch per E-Mail zu senden an: michael.schischke@institutfrancais.de; ifa.recrutement@institutfrancais.de
Ende der Bewerbungsfrist: 15.09.2026
Ansprechpartner: Michael Schischke michael.schischke@institutfrancais.de

Startdatum: 01.10.2026
Dauer: auf ein Jahr befristeter Vertrag, verlängerbar um ein weiteres Jahr mit der Möglichkeit einer anschließenden Entfristung
Wöchentliches Stundenvolumen: 32 Stunden
Vergütung (oder Bonus): 2 078,68 € (Zahlung eines 13. Monatsgehalts)

Bewerbungsfrist: 15.09.2026
Ansprechperson:
Michael Schischke
E-Mail:
michael.schischke@institutfrancais.de