Sekretär*in (m/w/d)
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Sie möchten in einem wissenschaftlich geprägten Umfeld arbeiten und organisatorisch den Erfolg von Forschung und Lehre mitgestalten? Das Institut für Geschichte und Ethik der Medizin der Medizinischen Fakultät Heidelberg verbindet exzellente Forschung mit einer modernen universitären Lehre. Unsere Schwerpunkte reichen von Medizingeschichte über die Geschichte und Ethik der Gesundheitsberufe bis hin zur Medizinethik. In einem engagierten Team von aktuell 12 Mitarbeiter*innen übernehmen Sie eine zentrale Rolle im Institutsalltag und tragen dazu bei, dass administrative Prozesse zuverlässig und effizient funktionieren. Freuen Sie sich auf ein vielseitiges Aufgabengebiet, kurze Abstimmungswege und die Möglichkeit, Wissenschaftler*innen, Studierende sowie internationale Gastwissenschaftler*innen aktiv zu unterstützen.
- Job-ID: V000015875
- Einsatzgebiet: Institut für Geschichte und Ethik der Medizin
- Einsatzort: Heidelberg
- Startdatum: zum 01.10.2026
- Tätigkeitsbereich: Management / Administration
- Anstellungsart: Teilzeit (50%)
- Veröffentlicht: 27.08.2026
- Befristung:Unbefristet
- Vertrag:TV-L
Einblick in Ihre Aufgaben
- Sie koordinieren das Institutssekretariat eigenständig und übernehmen die professionelle Kalenderführung sowie die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
- Dienstreisen organisieren Sie zuverlässig von der Planung bis zur Abrechnung
- Die administrative Betreuung von Drittmittelprojekten erfolgt in enger Abstimmung mit den zuständigen Fachabteilungen und internen Schnittstellen
- Haushalts-, Bonus- und Drittmittel überwachen Sie sorgfältig und unterstützen organisatorisch bei finanzrelevanten Prozessen
- Rechnungen, Haushaltsdaten und Kostenvoranschläge bereiten Sie strukturiert auf und begleiten Materialbestellungen nach entsprechender Freigabe
- Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträge fertigen Sie nach standardisierten Vorgaben der Institutsdirektion an
- Bei Workshops, Tagungen und Arbeitstreffen wirken Sie organisatorisch mit und stehen Gastwissenschaftler*innen sowie Projektmitarbeiter*innen als erste Anlaufstelle für administrative Fragen zur Verfügung
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung sowie Berufserfahrung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in der selbstständigen Organisation administrativer Abläufe im Sekretariatsbetrieb
- Strukturierte, eigenständige, verantwortungsbewusste und zuverlässige Arbeitsweise
- Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Office-Anwendungen (insbesondere Word und Excel)
- Gute Kenntnisse in der Finanz- und Mittelverwaltung
- Berufserfahrung im Hochschulkontext und Englischkenntnisse sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
- Tarifvertragliche Vergütung nach TV-L E8 und eine betriebliche Altersvorsorge
- 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche)
- Nachhaltig unterwegs: mit dem Zuschuss zum Jobticket (Deutschlandticket) und dem JobRad
- Familienfreundliches Arbeitsumfeld: mit Kooperationen zur Kinderbetreuung, einem Zuschuss zur Kinderferienbetreuung sowie Beratungsangeboten für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
- Gesund und aktiv: vielfältige Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote für Ihr Wohlbefinden
Kontakt & Bewerbung
Für Rückfragen steht Ihnen gerne gerne Prof. Dr. Karen Nolte via E-Mail sekretariat@histmed.uni-heidelberg.de oder telefonisch unter 06221 54-8213/-12 zur Verfügung.
Gestalten Sie Wissenschaft mit!
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 31.08.2026 via E-Mail (bitte alle üblichen Bewerbungsunterlagen: Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und Zertifikate, in einem PDF-Dokument schicken).
Prof. Dr. phil. Karen Nolte
Im Neuenheimer Feld 327
69120 Heidelberg
sekretariat@histmed.uni-heidelberg.de
Hinweis: Das UKHD unterliegt den Bestimmungen des Infektionsschutzgesetzes. Daher ist für alle am UKHD beschäftigten Personen ein gültiger Masern-Immunitätsnachweis notwendig.
Das UKHD lebt Vielfalt und schätzt die Diversität.
Unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion bieten wir allen die gleichen Chancen. Wenn ein Geschlecht in einem bestimmten Bereich unterrepräsentiert ist, legen wir besonderen Wert darauf, diesem Ungleichgewicht entgegenzuwirken. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung geben wir Menschen mit Schwerbehinderung Vorrang bei der Berücksichtigung für offene Stellen.