Stellenbeschreibung IHR AUFGABENFELD

Organisation des Büroalltags mit Korrespondenz, Post und Telefon sowie Termin-, Reise- und Besprechungsmanagement für Bereichs-, Projekt- und Bauleitung
Ansprechperson für interne und externe Projektbeteiligte, Nachunternehmer und Lieferanten
Unterstützung bei der Prüfung nach Nachverfolgung von Eingangsrechnungen der Lieferanten und Nachunternehmer sowie Zuarbeit bei der Rechnungsstellung (z.B. Aufmaßerstellung, Übersichtslisten, Dokumentenbearbeitung)
Verwalten von Verträgen sowie Versicherungs- und Nachweisdokumenten und Führung der Projektakten
Fristen-, Wiedervorlage- und Dokumentenmanagement in DocuWare, Sharepoint und Teams
Erstellung von Aufbereitung von Präsentationen, Protokollen, Berichten und Auswertungen sowie Protokollführung bei Bau- und Projektbesprechungen
Organisation von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen
Unterstützung bei personalbezogenen Aufgaben wie Onboarding, Zeiterfassung und der Organisation von Unterkünften für auswärtiges Baustellenpersonal
Bestellwesen und Beschaffung von Büro- und Baustellenmaterial

IHR PROFIL

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, etwa als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder Industriekauffrau/-mann (m/w/d), oder eine vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung in der Team-, Projekt- oder Büroassistenz; Erfahrung in einem Bauunternehmen, Planungs- oder Ingenieurbüro ist von Vorteil
Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365
Sicherer Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen wie DocuWare oder Sharepoint von Vorteil
Grundkenntnis kaufmännischer Abläufe wie Rechnungsbearbeitung, Bestellwesen und Reisekostenabrechnung
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

WAS WIR IHNEN BIETEN

HEGEMANN-REINERS Vorsorgeleistungen: Betriebliche Krankenzusatzversicherung ohne Zuzahlung inkl. Gesundheitsbudget in Höhe von 300,-€ bis zu 900,-€ für ein umfangreiches Leistungsangebot
Berufsunfähigkeitsversicherung ohne Gesundheitsprüfung
Betriebliches Gesundheitsmanagement inkl. EGYM WELLPASS
Betriebliche Altersvorsorge

Beteiligungsprogramme für Mitarbeitende: Prämiertes Vorschlagswesen sowie "Mitarbeitende werben Mitarbeitende" u.v.m.
Firmenrad-Leasing mit Company Bike
Möglichkeiten zur fachlichen Weiterbildung
Corporate Benefits

Projekt- und Teamassistenz (m/w/d) Hoch- und Infrastrukturbau