Stellenbeschreibung Über uns

Die ACS Services GmbH ist ein moderner Personaldienstleister mit Fokus auf kaufmännische, technische und administrative Fachbereiche. Wir bringen qualifizierte Fachkräfte mit namhaften Unternehmen zusammen und bieten langfristige Karriereperspektiven durch persönliche Betreuung und ein starkes Netzwerk.

Für einen unserer Kunden suchen wir einen engagierten Office Manager / Administrative Assistenz (m/w/d) am Standort Berlin.

Ihre Aufgaben Kommunikation & Schnittstellenmanagement

Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten und Sonderthemen
Durchführung von Recherchen sowie Analyse und Aufbereitung relevanter Informationen
Unterstützung bei der Vorbereitung von Entscheidungen und Management-Themen

Administrative Aufgaben & Organisation

Betreuung und Koordination verschiedener interner Schnittstellen
Unterstützung in den Bereichen People Operations, Benefits und Fuhrparkmanagement
Verwaltung von Zutrittsberechtigungen und administrativen Freigaben
Erstellung allgemeiner Bescheinigungen und Dokumentationen
Unterstützung beim Onboarding- und Offboarding-Prozess

Zeitwirtschaft & Personaladministration

Vorbereitung und Nachbereitung von Mehrarbeits- und Plusstundenabrechnungen
Koordination von Mehrarbeitsanträgen
Stellvertretende Betreuung der Zeiterfassung
Organisation und Nachverfolgung vorgeschriebener Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen

Reporting & Auswertungen

Erstellung und Pflege von HR- und Finance-Reports
Aufbereitung von Kennzahlen, Statistiken und Auswertungen
Unterstützung bei administrativen Monatsabschlüssen

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B.: Kaufmann/-frau für Büromanagement
Industriekaufmann/-frau
oder vergleichbare Qualifikation

Alternativ Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management oder vergleichbar
Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Assistenzbereich oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion
Erfahrung im Umgang mit Führungskräften von Vorteil
Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere: Excel
Outlook
PowerPoint

Gute Kenntnisse administrativer Prozesse
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Persönliche Stärken

Ausgeprägtes Organisationsgeschick
Strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
Hohe Serviceorientierung
Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten
Hands-on-Mentalität und ausgeprägte Problemlösungskompetenz
Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Wir bieten

Attraktive Vergütung gemäß Tarif
Moderne Arbeitsumgebung in Berlin
Abwechslungsreiche Tätigkeit mit vielen Schnittstellen im Unternehmen
Mitarbeit in spannenden Projekten und Sonderthemen
Persönliche Betreuung durch einen festen Ansprechpartner
Individuelle Weiterentwicklungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten

Ihre Chance

Sie sind ein Organisationstalent, behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick und möchten Verantwortung in einem modernen Unternehmensumfeld übernehmen?

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Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.

Office Manager / Administrative Assistenz (m/w/d) – Berlin - Marienfelde