Stellenbeschreibung

Assistent:in (m/w/d) im Sekretariat der Geschäftsführung in Vollzeit gesucht!

Wir bieten

Ihre Aufgaben

Unterstützung der Geschäftsführerin und deren Geschäftsbereich
Bearbeitung von Korrespondenz, E-Mails und Telefonaten, Ablageführung, Datenbankpflege, Postbearbeitung, Betreuung allg. Mail-Accounts
Übernahme administrativer Aufgaben, wie Datenverwaltung, Archivierung, Recherchen oder Rechnungsbearbeitung
Vor- und Nachbereitung von internen Besprechungen, Erstellung von Protokollen
Organisation von Meetings und Veranstaltungen
Buchung von Geschäftsreisen, inklusive Spesen- und Reisekostenabrechnung
Erstellung von PowerPoint-Präsentationen und Excel-Aufstellungen
Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen
Anlaufstelle für externe Lieferanten und Dienstleister
Mitwirkung bei der internen Kommunikation im Haus
Nachverfolgung von Fristen
Betreuung von Gästen der Geschäftsleitung
Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung
Personalwesen (Sichtung von Bewerbungen, Organisation von Vorstellunggesprächen, Bearbeitung von Anträgen bei den jeweiligen Institutionen etc.)

Sie bieten

Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation oder entspr. Berufserfahrung
Erfahrung im Assistenzbereich
Vorkenntnisse im medizinischen Bereich sind von Vorteil
Gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten
Sehr gutes Zeit- und Selbstmanagement
Lösungsorientierte und strukturierte Arbeitsweise sowie Durchsetzungsfähigkeit
Teamorientierung sowie hohe Lern- und Einsatzbereitschaft;
Gute Koordinationsfähigkeiten
Diskretion, Einsatzbereitschaft, Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Loyalität
Stilsichere Ausdrucksweise in Wort und Schrift (Deutsch und Englisch)
Sehr gute Kenntnisse in MS Office
Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und sicheres Auftreten

Wir freuen uns auf Ihre schriftliche Bewerbung per E-Mail unter bewerbung@diegyn-praxis.de