Stellenbeschreibung

Kaufmännische Fachkraft für Büroorganisation und Verwaltung (m/w/d) in Teilzeit

Für die zentrale Büroverwaltung mehrerer inhabergeführter Unternehmen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässige und erfahrene kaufmännische Fachkraft (m/w/d).

Arbeitsort: 69181 Leimen
Arbeitszeit: min. 20-30 Wochenstunden
Arbeitszeiten: flexibel nach Absprache
Anstellung: unbefristet

Ihre Aufgaben

Bearbeitung und Organisation des zentralen E-Mail-Postfachs
E-Mails verstehen, priorisieren, beantworten und weiterleiten
Erforderliche Aufgaben aus eingehenden Nachrichten ableiten
Offene Vorgänge konsequent nachhalten und deren Erledigung kontrollieren
Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Geschäftspartnern, Kunden, Lieferanten, Mietern und Dienstleistern
Zusammenarbeit mit Steuerberatern, Banken und weiteren externen Ansprechpartnern
Prüfung und Zuordnung eingehender Rechnungen
Vorbereitung und Durchführung des Zahlungsverkehrs nach entsprechender Freigabe
Überwachung offener Forderungen und Zahlungseingänge
Verwaltung von Verträgen, Dokumenten und Geschäftsunterlagen
Überwachung von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen
Organisation der digitalen und physischen Ablage
Priorisierung und Weiterleitung von Vorgängen an die zuständigen Personen
Direkte organisatorische Unterstützung des Inhabers

Ihr Profil

Kaufmännische Ausbildung ist wünschenswert
Mehrjährige Erfahrung im Büro oder in der kaufmännischen Verwaltung
Wiedereinsteigerinnen und Wiedereinsteiger sind ausdrücklich willkommen
Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift
Sicherer Umgang mit E-Mail und Microsoft Office
Erfahrung mit Rechnungen und grundlegenden kaufmännischen Abläufen
Sicherer Umgang mit digitalen Dokumenten und Ablagesystemen
Offenheit für moderne Arbeitsweisen und KI-Anwendungen
Führerschein der Klasse B
Zuverlässige, gewissenhafte und diskrete Arbeitsweise
Selbstständiges Mitdenken und eigenverantwortliches Handeln
Konsequenz beim Nachfassen offener Vorgänge
Freundliches, professionelles und bei Bedarf durchsetzungsfähiges Auftreten
Fähigkeit, auch bei vielen unterschiedlichen Themen den Überblick zu behalten

Wir bieten

Eine unbefristete und langfristig angelegte Beschäftigung
Flexible Arbeitszeiten nach Absprache
Einen festen Arbeitsplatz in Leimen
Abwechslungsreiche Aufgaben für mehrere Unternehmen
Direkte Zusammenarbeit mit dem Inhaber
Kurze Entscheidungswege
Eigenverantwortliches Arbeiten
Eine gründliche Einarbeitung
Langfristige Entwicklungs- und Gestaltungsmöglichkeiten

Die Tätigkeit wird überwiegend vor Ort in unserem Büro in Leimen ausgeübt.