Stellenbeschreibung

Standort Sendling (Berlepschstraße 3) und Standort Giesing (Ungsteiner Straße 50) in München

Aufgaben / Haupttätigkeiten

Der stellvertretende Verwaltungsleiter (m/w/d) unterstützt den Verwaltungsleiter und den Leiter der Einrichtung bei der administrativen, finanziellen, materiellen und logistischen Verwaltung der Einrichtung. Er trägt zur reibungslosen Organisation des Dienstes bei und kann bei Abwesenheit des Generalsekretärs dessen Aufgaben vorübergehend übernehmen.

Hauptaufgaben

Mitwirkung an der allgemeinen administrativen Überwachung der Einrichtung
Vorbereitung und Kontrolle von Verwaltungsakten
Verfolgung der vorgeschriebenen Unterlagen und institutionellen Fristen
Organisation der Archive und des Informationsflusses

Überwachung des Haushalts: Ausgabenverpflichtungen und Einnahmen
Prüfung der Belege und Zahlungsvorgänge
Erstellung von Finanzübersichten
Überwachung von Aufträgen, Verträgen und Vereinbarungen

Verwaltung der Personalakten der nach lokalem Recht beschäftigten Mitarbeiter
Mitwirkung am Einstellungsverfahren für nach lokalem Recht beschäftigte Mitarbeiter
Überprüfung der variablen Lohnbestandteile

Mitwirkung bei der Umsetzung und Überwachung von Bauarbeiten

Überwachung der Einhaltung von Sicherheitsstandards
Mitwirkung am Risikomanagement und an Sicherheitsübungen
Überwachung von Versicherungsverträgen und gesetzlichen Verpflichtungen

Vorbereitung der Unterlagen für die Gremien
Erstellung von Protokollen und Dienstnotizen
Leitung des Teams der Generalsekretariat

Fähigkeiten und Eigenschaften

Fachliche Kompetenzen

Fundierte Kenntnisse im Bereich Haushalts- und Rechnungswesen der öffentlichen Hand (GBCP)
Kenntnisse im Verwaltungsrecht und im kommunalen Arbeitsrecht
Sicherer Umgang mit Bürosoftware, insbesondere Excel

Organisatorische Kompetenzen

Sorgfalt und Organisationstalent
Einhaltung von Fristen und Verfahren
Fähigkeit, unter Termindruck zu arbeiten
Anpassungsfähigkeit und Eigeninitiative

Soziale Kompetenzen

Diskretion und Vertraulichkeit
Teamfähigkeit
Schriftliche Ausdrucksfähigkeit
Sinne für den öffentlichen Dienst

Gesuchtes Profil

Hochschulabschluss in Verwaltung, Management, Finanzen oder Rechtswissenschaften
Nachweisliche Erfahrung in einer Verwaltungs- oder Finanzposition
Erfahrung im Bildungsbereich oder im internationalen Umfeld wäre von großem Vorteil
Beherrschung der französischen und deutschen Sprache auf mindestens B2-Niveau

Stundenumfang

Vollzeit (39 Stunden pro Woche)

Vergütung und Zusatzleistungen

Je nach Profil liegt das monatliche Bruttogehalt zwischen 3’254,72 € und 3’559,84 € (gemäß den geltenden internen Gehaltstabellen)
Attraktiver Jahresurlaub: 45 Tage bezahlter Urlaub pro Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche
Lokaler Arbeitsvertrag mit Besteuerung in Frankreich für Bewerber ohne deutsche Staatsangehörigkeit
Mögliche teilweise Befreiung von den Schulgebühren für Kinder, die an der Einrichtung eingeschrieben sind (Vertrag September-August)

Stellvertretender Verwaltungsleiter (w/m/d) - Lycée Jean Renoir München