Sachbearbeiter/in Büromanagement – Belegerfassung & Dokumentenmanagement (m/w/d)
BACKOFFICE.koeln ist der Backoffice-Partner für Kölner Unternehmen - vom Gastronomiebetrieb über den Großhandel bis zur Franchise-Gruppe. Wir verwalten & digitalisieren Belegchaos, strukturieren Prozesse und halten unseren Mandanten den Rücken frei, damit sie sich auf ihr Geschäft konzentrieren können.
Wir wachsen: Seit Juli 2026 arbeiten wir in neuen, modernen Büroräumen in Köln-Merkenich und bauen unser Team weiter aus. Dafür suchen wir Menschen, die mitdenken, anpacken und Ordnung nicht als Pflicht, sondern als Handwerk verstehen.
Ihre Aufgaben- Digitale Belegerfassung: Sie nehmen Rechnungen und Dokumente über unsere digitalen Kanäle entgegen (E-Mail, Upload-Portal, Messenger) und erfassen sie sauber im System.
- Prüfen & Zuordnen: Sie kontrollieren Belege auf Vollständigkeit und ordnen sie den richtigen Mandanten, Firmen und Kostenstellen zu.
- Vorbereitende Buchhaltung: Sie bereiten die Unterlagen so auf, dass unsere Buchhalter direkt weiterarbeiten können.
- Mandantenkommunikation: Sie fragen fehlende Unterlagen freundlich und beharrlich nach - schriftlich und telefonisch.
- Digitale Ablage: Sie pflegen unsere Ablagestruktur so, dass jedes Dokument in Sekunden auffindbar ist.
Sie betreuen dabei fest zugewiesene Mandanten und sind für diese der zuverlässige Fixpunkt.
Ihr Profil- Kaufmännische Ausbildung oder belastbare Erfahrung in der Büroorganisation. Auch Quereinsteiger:innen mit Organisationstalent sind willkommen.
- Gastro-Bonus: Wenn Sie wissen, was ein Z-Bon ist und wie ein Lieferschein aussieht, ist das ein echter Vorteil - aber kein Muss.
- Digitales Mindset: sicherer Umgang mit MS Office, keine Scheu vor neuer Software.
- Strukturierte, gewissenhafte und absolut diskrete Arbeitsweise.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Klare Strukturen statt Chaos: eingespielte Prozesse, definierte Zuständigkeiten, kurze Wege zur Geschäftsführung.
- Neues Büro: helle, moderne Arbeitsplätze in Köln-Merkenich mit guter Verkehrsanbindung und eigenen Parkmöglichkeiten. Die Arbeit findet vor Ort statt - wir arbeiten als Team, nicht über Bildschirme verteilt.
- Papierarm arbeiten: Wir digitalisieren, wo es geht.
- Sicherer Arbeitsplatz: Gegessen wird immer - und verwaltet werden muss auch immer.
- Entwicklung: Wer will, wächst bei uns in die Buchhaltung oder in die Mandantenverantwortung hinein.
- Art: Vollzeit, Teilzeit oder Minijob-Basis
Senden Sie uns Ihren Lebenslauf, Ihren gewünschten Stundenumfang und Ihre Verfügbarkeit an: kontakt@backoffice.koeln
Eintritt: ab sofort.
Wir melden uns kurzfristig zurück.