Assistenz der Geschäftsführung/-leitung (m/w/d)

Datum:

Typ:

Vollzeit

Standort

GfI Gesellschaft für Informations- und Datenverarbeitung mbH

Bauerland 3 28259 Bremen

Ihre Mission:

Terminkoordination & Kalenderpflege: Sie halten den Kalender der Geschäftsführung/-leitung jederzeit im Griff: terminieren, priorisieren und schützen Zeit dort, wo sie gebraucht wird.
Reisemanagement: Sie planen und buchen Dienstreisen von A bis Z: Flüge, Hotels, Transfers und kümmern sich um die Reisekostenabrechnung.
Kommunikationszentrale: Sie bearbeiten die Eingangspost, filtern eingehende Informationen, betreuen die Korrespondenz und stellen einen reibungslosen Informationsfluss sicher.
Vertraulichkeit & Diskretion: Sie gehen mit sensiblen Informationen aus dem Geschäftsführungsumfeld jederzeit vertrauensvoll und diskret um und sind sich der besonderen Verantwortung in dieser Position bewusst.
Schnittstellenfunktion: Sie agieren als Drehscheibe zwischen der Geschäftsführung/-leitung und den Fachbereichen, koordinieren abteilungsübergreifende Anliegen und sorgen für einen reibungslosen Informationsaustausch.‍
Priorisierung im Leitungsteam: Sie priorisieren Anfragen und Termine selbstständig und vorausschauend, auch wenn Sie mehrere Führungspersonen gleichzeitig unterstützen, und behalten dabei stets den Überblick über deren jeweilige Schwerpunkte.‍
Meeting-Management: Sie organisieren und koordinieren Besprechungen, führen professionell Protokoll und verfolgen die Umsetzung von Aufgaben nach.‍
Dokumentenmanagement: Sie erstellen, überarbeiten und verwalten Präsentationen, Berichte und Serienbriefe sowie weitere geschäftsrelevante Dokumente und kümmern sich um Ablage, Scannen und eine strukturierte Dokumentenverwaltung.‍
Auswertungen & Datenaufbereitung: Sie bereiten Daten und Entscheidungsgrundlagen auf - u. a. mit Pivot-Tabellen in Excel.‍
Office-Organisation: Sie sorgen für den reibungslosen Ablauf im Sekretariat, organisieren Veranstaltungen und repräsentieren das Unternehmen gegenüber Gästen, Partnern und am Telefon.‍
Projekt-Support: Sie unterstützen bei verschiedenen Projekten und bereiten Entscheidungsgrundlagen vor. ‍

Das bringen Sie mit

Fachliche Qualifikation:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Europasekretär/-in) oder eine vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Erfahrung als Assistenz auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
Souveräner Umgang mit MS-Office: Excel (inkl. geübtem Umgang mit Pivot-Tabellen), Word (inkl. sicherem Umgang mit Serienbriefen), PowerPoint und Outlook
Sicherer Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln und Bürosoftware
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Perfekt wird es mit:

Erfahrung im Gesundheitswesen oder der IT-Branche
Kenntnissen in Projektmanagement-Tools
Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen und Events

Persönliche Stärken:

Ausgeprägtes Organisationstalent und selbstständige, vorausschauende Arbeitsweise
Hohes Maß an Diskretion und Loyalität
Professionelles und souveränes Auftreten gegenüber Führungskräften, Geschäftspartnern und Kunden
Ausgeprägte Kommunikationsstärke und Serviceorientierung
Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten
Eigeninitiative und Hands-on-Mentalität
Teamfähigkeit und Flexibilität

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Das bieten wir Ihnen

Verantwortungsvolle Position: Zentrale Rolle mit direktem Kontakt zur Geschäftsführung/-leitung und Einblick in alle Unternehmensbereiche.
Gestaltungsspielraum: Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und zu optimieren.
Zusatzleistungen: Weihnachts- und Urlaubsgeld, vermögenswirksame Leistungen sowie betriebliche Altersvorsorge.‍
Benefits & Mobilität: Wahl zwischen kostenloser Mitgliedschaft im Fitnessstudio (EGYM Wellpass) oder einer Sachbezugskarte mit 40 € steuerfreiem Gehaltsextra pro Monat sowie BusinessBike Fahrradleasing.‍
Verpflegung: Eigene Kantine mit täglich frischem Mittagessen und Frühstück sowie Snacks.

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Sind Sie bereit, mit uns durchzustarten?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung an bewerbung@narz-avn.de

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