Die Stelle stellt die reibungslose organisatorische Umsetzung des Projekts und deren Veranstaltungen sicher, unterstützt die Projektleitung, organisiert Veranstaltungen, verwaltet Teilnehmer:innen und sorgt für eine korrekte und effiziente Abwicklung aller administrativen und kommunikativen Prozesse.

Ihre Aufgaben

Assistenz der Projektleitung

Terminkoordination innerhalb des Projektteams
Buchung von Räumen
Mitverantwortung für die Einhaltung wichtiger Termine, Abgabefristen und Projektdeadlines
Vorbereitung des Jour Fixe (Unterlagen, Agenda, Zusammenstellungen)
Vertretung der Projektleitung bei Veranstaltungen der ESF Regiestelle

Teilnehmer:innenverwaltung

Vorbereitung und Zusammenstellung aller ESF Unterlagen für neue Teilnehmer:innen (Eintrittsfragebögen)
Vorbereitung und Versand von Arbeitgeberfreistellungen
Einholen fehlender Unterlagen, Prüfung auf Vollständigkeit
Pflege und Eingabe der Daten in Z EU S
Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen und Zertifikaten
Führung und Aktualisierung aller Teilnehmendenlisten
Überblick über Teilnehmendenstunden sowie Mitwirkung Kalkulation

Veranstaltungsmanagement

Versand von E Mail-Einladungen und Erinnerungen
Anmeldemanagement, Bearbeitung von Stornierungen und Nachmeldungen
Beantwortung organisatorischer Anfragen
Kommunikation mit Dozent:innen zu Räumen, Materialien und Abläufen
Vorbereitung der Räume (Catering, Material, Ausstattung)
Vorbereitung und Auslage von Handouts, Schildern und Etiketten
Erstellung von Feedbackbögen
Aufräumen und Endabnahme der Veranstaltungsräume

Kommunikation, Website und Marketing

Anlegen und Betreuung von Online Veranstaltungen in Zoom
Einpflege aller Veranstaltungen in Eveeno
Pflege der Websiteinhalte (Typo3), inklusive kleiner HTML Anpassungen sowie Verlinkung der Anmeldungen
Einholen von Fotofreigaben bei Veranstaltungsfotos
Regelmäßige Websitepflege sowie Kommunikation mit der betreuenden Agentur bei technischen Problemen
Gestaltung und Versand des IM PULS Newsletters
Pflege und Aktualisierung der Verteiler

Sonstige Aufgaben

Pflege von Laufwerken, Dokumenten und Materialien
Verwaltung projektbezogener E-Mails und Vorlagen
Auswertung und Aufbereitung der Feedbackbögen
Zweitprüfung und Freigabe von Rechnungen in Z EU S
Versand von Honorarverträgen an Dozent:innen

Projektassistenz und das Teilnehmer:innenmanagement (w/m/d)