Office Manager (m/w/d)
Standort: Berlin
Beginn: ab sofort
Medialine Communications GmbH
Diese Position ist für unsere Gesellschaft Medialine Communications GmbH zu besetzen.
Rahmenbedingungen
- Voll-Teilzeitstelle mit 20-40 Stunden pro Woche
- Standort Berlin mit Homeoffice-Möglichkeit & regelmäßiger Präsenz im Office
Aufgabenfeld
- Leitung und Weiterentwicklung der Office Management Prozesse, sowie Koordination der täglichen Office-Abläufe
- Terminkoordination und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung sowie des Managements
- Gesamtverantwortung für Office Operations und Facility Management (z. B. Arbeitsplatzorganisation, Kontrolle der Ordnung und Sauberkeit, Meetingraumkoordination, Abstimmung mit der Hausverwaltung, Wartungs- und Reparaturkoordination sowie Verwaltung des Office-Inventars)
- Steuerung externer Dienstleister und Verantwortung für das Office-Budget: Beschaffung von Büromaterialien und Services, Vertragsmanagement, Preisverhandlungen sowie Prüfung von Rechnungen und Leistungsnachweisen
- Organisation und Koordination der Dienst- und Geschäftsreisen für die Sales-Mitarbeitenden sowie die Geschäftsführung (Flüge, Bahn, Hotels, Mietwagen) inklusive Prüfung und Freigabe von Reisekostenabrechnungen
- Verantwortung für die Firmenwagenorganisation, von der Einholung und Bewertung von Angeboten über die Abstimmung mit Leasinggesellschaften bis hin zur Beauftragung und Verwaltung von Leasingfahrzeugen
- zentrale Ansprechperson für officebezogene Themen und aktive Mitgestaltung der Employee Experience, inkl. Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender und enger Zusammenarbeit mit HR (z. B. Workplace-Richtlinien, Arbeitssicherheit)
- unterstützende Mitwirkung bei der Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen in Zusammenarbeit mit dem internen Veranstaltungsmanagement
- Sicherstellung einer professionellen, einladenden und gut organisierten Office-Umgebung für Mitarbeitende, Besucher und Geschäftspartner
- kontinuierliche Optimierung von Office- und Workplace-Prozessen zur Steigerung von Effizienz, Qualität und Mitarbeiterzufriedenheit
- koordinierende Unterstützung bei Management- und Qualitätsanforderungen, z. B. Pflege von Dokumentationen und Mitwirkung bei ISO-Zertifizierungen
- mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Workplace Management oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem dynamischen Unternehmensumfeld
- ausgeprägte Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme, hohe Eigenständigkeit sowie ein verlässlicher, strukturierter Arbeitsstil
- Verhandlungsgeschick gegenüber Dritten (z. B. Hausverwaltungen, Leasinggesellschaften, externe Dienstleister) inklusive Budgetverantwortung
- Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister sowie facility-bezogener Abläufe
- sicherer Umgang mit Budgets, Verträgen sowie Rechnungs- und Kostenkontrolle
- sehr guter Umgang mit IT- und internetbasierten Anwendungen, insbesondere Outlook, Excel, Word und PowerPoint
- vorteilhaft sind Kenntnisse in den Programmen ELO sowie HR Works
- Erfahrung in der fachlichen Anleitung oder Koordination von Junior-Mitarbeitenden, Azubis oder Office-Teams
- sehr gute Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten sowie eine proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil
💼 Workation Bis zu 4 Wochen im Jahr an einem Medialine-Standort deiner Wahl in Deutschland, Österreich oder Rumänien arbeiten
🥳 Mitarbeiterevents Regelmäßige Veranstaltungen wie Sportevents, Teamevents und Weihnachtsfeier
🧠 Weiterbildung Regelmäßige Weiterbildungen, jährliche Zertifizierung im jeweiligen Fachgebiet, sowie Medialine Akademie.
🍕 Subventioniertes Mittagessen Bezuschussung der Mittagsmahlzeit in der Kantine in Wiesbaden und im Hauptquartier Bad Sobernheim
🏠 Homeoffice & mobiles Arbeiten Flexibel Arbeiten von Zuhause und im Büro im Hybrid-Modell. Arbeiten 100% Remote möglich nach Absprache
🤵 Mentorenprogramm Unterstützung über die Einarbeitungsphase hinaus durch einen Buddy
☕ Warm- und Kaltgetränke Professionelle Kaffeezubereitung aus dem Vollautomaten, Wasser, Säfte, alkoholfreie Getränke
🍎 Obstkorb Wöchentlich frisches Obst - regional und saisonal
🤑 Mitarbeiterrabatte Attraktive Mitarbeiterangebote über Corporate Benefits, Nachlässe auf Brands wie Dell, Apple und Teufel
💸 Fahrtkostenerstattung Erstattung von Bahn- oder Flugtickets für Dienstreisen mit eigenem PKW, Übernahme der Anreisekosten zum Vorstellungsgespräch
🚘 Firmenwagen & Parkplatz Je nach Position (Account-Manager / Consultants) Möglichkeit der Nutzung eines PKW (Verbrenner / Elektro) zum dienstlichen und privaten Gebrauch mit 1 % | Parkplätze an allen unseren Standorten
🕒 Flexible Arbeitszeit Vertrauensarbeitszeit angepasst an die Lebensumstände zur besseren Vereinbarkeit von Beruf & Familie
🚆 Job-Ticket Übernahme der Kosten für das ÖPNV-Ticket
🚵 Job-Bike Möglichkeit des Leasings eines E-Bikes
👟 Sport Urban Sportsclub + eigenes Handball-Team & Lounge bei Mainz 05
🧓 Betriebliche Altersvorsorge Auf Wunsch Übernahme vorhandener betrieblicher Altersvorsorge
💻 💻 Notebook & 📱 Smartphone Dell Notebook und Apple iPhone + weitere Ausstattung für das mobile Arbeiten zu Hause
Wer wir sindWillkommen bei der Medialine Group. Als vielfach ausgezeichneter IT-Dienstleister betreuen wir hunderte mittelständische und große Unternehmen mit Premium IT-Services. Seien Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie die Zukunft der IT mit!
- 700+ Mitarbeitende
- Über 25 Standorte in Deutschland, Österreich, Rumänien und Spanien
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- 500+ abgeschlossene Kundenprojekte
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