Kaufmännischer Mitarbeiter / Teamassistenz (m/w/d)

Standort: Berlin - Landsberger Allee

Organisation, Zahlen und Struktur sind Ihre Stärke? Dann werden Sie Teil unseres Teams.

Seit 1993 steht die peil & partner ingenieure GmbH für innovative, wirtschaftliche und nachhaltige Lösungen in der Versorgungstechnik. An unseren Standorten in Berlin, Braunschweig, Halle (Saale) und Kiel realisieren wir anspruchsvolle Projekte für Gebäude und Energiezentralen und leisten einen aktiven Beitrag zur Dekarbonisierung des Gebäudesektors.

Für unsere Niederlassung in Berlin suchen wir eine engagierte kaufmännische Unterstützung, die organisatorische Abläufe steuert, Vergabeverfahren begleitet und unser Projektgeschäft administrativ begleitet.

Ihre Aufgaben

Kaufmännische Organisation und Assistenz

Allgemeine Büroorganisation und Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts
Unterstützung des Niederlassungsleiters bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
Korrespondenz mit Auftraggebern, Projektpartnern und Nachunternehmern
Erstellung von Präsentationen, Auswertungen, Statistiken und Übersichten
Pflege und Verwaltung von Stammdaten sowie hausinternen Datenbanken

Angebots- und Vergabemanagement

Zusammenstellung, Prüfung und Einreichung von Bewerbungs- und Vergabeunterlagen
Bearbeitung öffentlicher Ausschreibungen und Vergabeverfahren nach VgV
Koordination und Nachverfolgung von Angebotsabgaben
Pflege von Referenzprojekten, Eignungsnachweisen und Unternehmensunterlagen
Unterstützung bei der Erstellung von Honorarangeboten nach HOAI

Rechnungswesen und Projektabrechnung

Erstellung und Prüfung von Honorarrechnungen nach HOAI
Unterstützung bei Abschlags-, Schluss- und Nachtragsrechnungen
Mitwirkung bei der kaufmännischen Projektverfolgung
Unterstützung der Baufinanzbuchhaltung
Vorbereitung abrechnungsrelevanter Unterlagen und projektbezogener Auswertungen
Überwachung von Fristen sowie Unterstützung beim Forderungsmanagement

Ihr Profil

Das bringen Sie mit

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Office Management oder kaufmännische Sachbearbeitung
Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Word, Excel und Outlook
Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
Hohe Zuverlässigkeit, Organisationsgeschick und Teamfähigkeit
Bereitschaft, sich in neue Themen und Prozesse einzuarbeiten
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Idealerweise verfügen Sie zusätzlich über

Erfahrung in einem Architektur-, Ingenieur- oder Planungsbüro
Kenntnisse der HOAI und VgV
Erfahrung im Angebots- und Vergabemanagement
Kenntnisse im Rechnungswesen und in der Projektabrechnung
Verständnis kaufmännischer Abläufe in projektorientierten Unternehmen

Was wir Ihnen bieten

Sicherer Arbeitsplatz mit Perspektive

Unbefristete Festanstellung in Vollzeit
Langfristige Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen
Leistungsgerechte Vergütung

Individuelle Entwicklung

Regelmäßige Entwicklungs- und Feedbackgespräche
Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
Fachliche und persönliche Entwicklungsperspektiven
Möglichkeit zur Spezialisierung in Vergabemanagement, Projektabrechnung oder Assistenzaufgaben

Moderne Arbeitsbedingungen

Flexible Arbeitszeiten im Gleitzeitmodell
Moderne Büroausstattung und digitale Arbeitsprozesse
Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien
Eigenverantwortliches Arbeiten mit Gestaltungsspielraum

Ein starkes Team

Wertschätzende Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Offene Unternehmenskultur mit direkten Ansprechpartnern
Regelmäßige Teamveranstaltungen und gemeinsame Aktivitäten
Kollegiales Umfeld mit gegenseitiger Unterstützung

Zusätzliche Benefits

Deutschlandticket
Firmenkreditkarte
Kostenfreie Getränke und frisches Obst
Betriebliche Zusatzleistungen
Attraktiver Arbeitsplatz in zentraler Lage an der Landsberger Allee

Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie persönlich kennenzulernen.

peil & partner ingenieure GmbH - Wir gestalten Zukunft.