Orbitvu GmbH sucht: Office Managerin (m/w/d) in Berlin

Vollzeit oder Teilzeit | Ab sofort | Berlin-Mitte (Büro am Wasser)

Wir suchen eine Persönlichkeit, die Verantwortung übernehmen möchte, nicht nur Aufgaben abarbeitet. Als Office Managerin bist du das organisatorische Zentrum unseres Berliner Büros. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und behältst den Überblick über Verwaltung, HR und vorbereitende Buchhaltung.

Deine Aufgaben

Büroorganisation & Verwaltung:

Koordination von Meetings, Geschäftsreisen und Firmenevents
Post- und E-Mail-Bearbeitung, Telefonannahme und Korrespondenz
Pflege digitaler und physischer Ablagesysteme sowie Vertragsverwaltung
Einkauf und Verwaltung von Büro- und Arbeitsmitteln

Vorbereitende Buchhaltung & Finanzen:

Rechnungserstellung und -prüfung, Belegbuchung, Mahnwesen
Abstimmung mit Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
Kassenführung, Reisekostenabrechnungen und Budgetkontrolle

Kunden, Lieferanten & Logistik:

Aktive Kundenkommunikation von der Auftragsbestätigung bis zur Lieferung
Kommunikation mit Lieferanten und Dienstleistern
Bearbeitung von Kundenanfragen und Reklamationen

HR & Personalverwaltung:

Unterstützung bei Arbeitsverträgen, Urlaubs- und Krankmeldungen
Onboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Pflege der Personalakten, Organisation von Weiterbildungen

Dein Profil

Kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokauffrau, Industriekauffrau) oder Studium BWL / Office Management
Erste Berufserfahrung im Office Management oder Assistenzbereich
Sicher in Google Workspace (Docs, Sheets, Präsentationen) und MS Office
Erfahrung mit ERP- oder CRM-Software (z.B. Odoo, HubSpot) von Vorteil
Englischkenntnisse mindestens B2
Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
Kommunikationsstark, teamfähig und diskret im Umgang mit vertraulichen Informationen

Wir bieten

Hybrides Arbeiten mit klassischen Bürozeiten (8:30-17:00 Uhr), Homeoffice nach Absprache
Modernes Büro am Wasser in Berlin
Direkter Kontakt zur Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege
Internationales Team in einem wachsenden Technologieunternehmen
Entwicklungsmöglichkeiten und modernes technisches Arbeitsumfeld

Interesse?

Bewerbung mit Lebenslauf und kurzem Anschreiben per E-Mail an: info@orbitvu.de

Orbitvu GmbH | Berlin | www.orbitvu.com

Office Manager (m/w/d) (Homeoffice möglich)