Stellenbezeichnung: Schulsekretärin (m/w/d)

Direkter Vorgesetzter: Schulleiter/ Geschäftsführer

Direkt unterstellte Mitarbeiter: keine

Wofür ist die Schulsekretärin zuständig?

die Schulsekretärin (m/w/d) nimmt ihre/seine Aufgaben so wahr, dass der Schulleiter/Geschäftsführer bei der Erfüllung seiner Aufgaben effektiv unterstützt wird, die Vertraulichkeit aller geschäftlichen Angelegenheiten gewahrt bleibt und ein möglichst störungsfreier Arbeitsablauf für den Vorgesetzten sichergestellt ist
sie/er liefert einen wesentlichen Beitrag zur positiven Außenwirkung der Schule
sie/er plant die jährlichen Regeltermine der Geschäftsführer und des Schulleiters
zudem ist sie/er zuständig für die Kommunikation mit Eltern und Schülern während des Schultages

Fähigkeiten:

Sie sind belastbar
Sie sind flexibel
Sie sind kommunikationsstark
Sie haben ein sicheres und sympathisches Auftreten
Sie sind diskret und loyal
Sie arbeiten zielorientiert
Sie zeichnen sich durch einen versierten Umgang mit moderner Bürotechnik aus
Sie verfügen über sichere Kenntnisse in allen Fragen der Sekretariatsorganisation
Sie kennen die Ziele, Strategien und Leitlinien der Schule und seine Stellung im Markt

Ihre Aufgaben als Schulsekretärin:

Sie führen die Korrespondenz
Sie empfangen Eltern und Kunden
Sie bestellen das Büromaterial
Sie empfangen und betreuen Besucher
Sie führen die Wiedervorlage und die Ablage
Sie sind zuständig für alle Zahlungsvorgänge sowie die Vorkontierung der Rechnungen
Sie priorisieren eingehende Post- und Telefongespräche, damit Vorgänge sach- und termingerecht bearbeitet werden können
Sie prüfen zur Unterschrift vorgelegte Schriftstücke auf formale Richtigkeit
Sie führen die Schulbuchplanung und -abrechnung durch
Sie erledigen die Korrespondenz - soweit fachlich möglich - selbstständig
Sie kümmern sich um Terminabsprachen und die Terminkontrolle
Bei delegierten Vorgängen verfolgen Sie die entsprechenden Termine
bei Bedarf führen Sie andere, Ihrer Vorbildung und Ihren Fähigkeiten entsprechende Einzelaufträge aus, die dem Wesen nach zum Aufgabengebiet gehören oder betrieblich notwendig sind.

Arbeitszeit:

Sekretär/in (m/w/d)