Tätigkeitsbeschreibung für diese Position:

Angebote für Produkte und Produktvarianten erstellen

Annahme von Anfragen (tel./schriftl./Fax/E-Mail)
Verfügbarkeit der angefragten Produkte im ERP-System prüfen
Angebote nach Vorgabe erstellen. Eventuelle Rabatte und Preisnachlässe ermitteln, ggf. mit Leiter AZ, Leiter Vertrieb bzw. jeweiligem Key-Account klären. Termine ermitteln und Angebote erstellen.
Angebote versenden und in Kopie an entsprechenden Ablageorten ablegen Auftragseingabe / Auftragsbearbeitung
Annahme von Bestellungen / Liefereinteilungen (tel./schriftl./Fax/E-Mail)
Ermittlung der Produktspezifikationen anhand technischer Daten nach Kundeninformation bzw. Angaben lt. Bestellung/Liefereinteilung.
Auftrag ggf. mit Angebotsdaten bzw. mit Kunden-/Materialstammdaten abgleichen und bei Unstimmigkeiten mit Leiter AZ abklären und ggf. mit Kunde Kontakt aufnehmen.
Bestellung auf vertragliche Richtlinien überprüfen und zur Auftragserfassung vorbereiten.
Auftrag ins ERP-System eingeben unter Berücksichtigung der terminlichen und vertraglichen Rahmenbedingungen.
Ggf. Auftragsbestätigung auf Richtigkeit prüfen und an Kunden senden
Neue Lieferplaneinteilungen einpflegen
Terminliche Nachverfolgung der Auftragspositionen
Verwaltung der kundenspezifischen Ablage (Archivierung)
Bei Bedarf Sendungsverfolgung anstoßen und Stand ermitteln lassen und Ergebnisse an Kunden übermitteln
Lieferscheine und sonstige Dokumente an entsprechenden Ablageorten ablegen
Bearbeitung des Faktura-Vorrats und Versand der geprüften Fakturen an Kunden. Datenpflege im ERP-System
Kundensonderpreise und sonstige kundenspezifische Regelungen überprüfen und bei Änderung aktualisieren
Verwaltung kundenspezifischer Vorgaben (Verpackung/Kennzeichnungen u. Ä.)

Kundenbetreuung

Kundenanfragen bearbeiten und ggf. schwierigere technische Fragestellungen zur Beantwortung an die zuständigen Fachkollegen weiterleiten. Beantwortung verfolgen.
Abstimmung mit Kunden in auftragsspezifischen Bedarfsfällen (z. B. Liefertermine / Vertragsfragen I Transportorganisation / techn. Anpassungen)
Kundenkorrespondenz

Erstellung von Statistiken und Berichten

Aufgrund im ERP-System vorhandener Daten verschiedenste Statistiken (teilw. Auf Anforderung) erstellen und weitergeben
Reklamationsbearbeitung
Bei Reklamationen (Mengen od. Qualität) Kontrolle mit entsprechenden Abteilungen (Versand, Technik VBG) veranlassen und weitere Bearbeitung ggf. in Abstimmung mit Leitung AZNertrieb durchführen
Retouren/Gutschriften/Lastschriften über das ERP-System bearbeiten (Erfassung / Prüfung / Erstellung und Versand der Dokumente)

Vertretung für andere MA im AZ bei deren Abwesenheit:

Abrufen der E-Mails, Angebotserstellung, Auftragsabwicklung, Lieferung von Aufträgen, Rückstandsliste, telefonische Kundenbetreuung und Kundenkorrespondenz und ggf. Weiterleitung von Dokumenten zur weiteren Bearbeitung

EDV-Kenntnisse:

ERP-Kenntnisse, idealerweise IFS; fundierte MS-Office-Kenntnisse; Sicheres Beherrschen von Outlook und Internet

Sprachen

Englisch (Wort und Schrift)

Sachbearbeiter/in Auftragszentrum (m/w/d)