Das Institut für Molekulare Infektionsbiologie (Lehrstuhl I - Prof. Dr. Jörg Vogel)

bietet zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle im

Sekretariat der Institutsleitung (w/m/d)

in Vollzeit. Die Stelle ist teilzeitfähig, sofern durch Jobsharing die ganztägige Wahrnehmung der Aufgaben gesichert ist.

Das Institut für Molekulare Infektionsbiologie (IMIB) ist ein interdisziplinäres Forschungsinstitut der Medizinischen Fakultät an der Universität Würzburg mit enger Anbindung an das Zentrum für Infektionsforschung (ZINF) und das Helmholtz-Institut für RNA-basierte Infektionsforschung (HIRI). Wir suchen Verstärkung für das Sekretariat von Prof. Jörg Vogel in einem internationalen Umfeld und bieten ein interessantes und vielseitiges Aufgabengebiet.

Ihr Aufgabenbereich

selbständiges Führen und Organisieren des Sekretariats
Terminkoordination und Überwachung sowie das Filtern von Informationen nach Prioritäten und unter engen Zeitleisten
vorausschauende, organisatorische Unterstützung des Institutsvorstands
Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
Unterstützung bei der Personal- und Projektverwaltung
Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Meetings sowie deren Protokollierung

Ihr Qualifikationsprofil:

eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Sekretärin oder Sekretär, Fremdsprachen- sekretärin oder Fremdsprachensekretär (w/m/d) oder in einem kaufmännischen Beruf ist wünschenswert
Erfahrung im Verwaltungsbereich bzw. Büromanagement sind vorteilhaft
gute Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache
sehr gute, aktive Englischkenntnisse in Wort und Schrift (bitte legen Sie, sofern vorhanden, einen entsprechenden Nachweis bei)
hervorragende Kommunikationsfähigkeit, verbunden mit einem hohen Maß an Flexibilität und Eigeninitiative sowie ein ergebnisorientierter Arbeitsstil
die Fähigkeit, mitzudenken, schnell zu lernen und Probleme einfallsreich zu lösen
Freude an einer serviceorientierten Aufgabe in einem internationalen Umfeld
Buchhaltungskenntnisse sind wünschenswert

Wir bieten

die Vorteile eines Arbeitsverhältnisses nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) inkl. aller üblichen Sozialleistungen und betrieblicher Altersvorsorge (VBL)
vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit an einem innovativen Forschungsinstitut
Einbindung in ein engagiertes Team
individuelle, auf Ihre Vorkenntnisse abgestimmte Einarbeitung
vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
einen attraktiven Arbeitsplatz auf dem Medizin-Campus Würzburg
Sonderkonditionen sowie Rabatte bei verschiedenen Partnern („Corporate Benefits“)

Die Stelle ist zunächst auf ca. 2 Jahre befristet mit Aussicht auf Verlängerung. Schwerbehinderte Menschen werden bei im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt.

Wenn Sie sich in dieser Beschreibung wiederfinden, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse). Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (unter Angabe „Sekretariat“ im Betreff) als ein PDF-Dokument bis zum 25.05.2026 an das Sekretariat von Prof. Vogel (imib1-sekretariat@uni-wuerzburg.de) oder per Post an folgende Adresse:

Julius-Maximilians-Universität Würzburg

Institut für Molekulare Infektionsbiologie

Sekretariat Prof. Vogel

Monika Schraut

Josef-Schneider-Str. 2, D15

97080 Würzburg