Administrative Projektassistenz / Projektsekretariat (m/w/d)

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Wir bieten Ihnen
Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Ihre Aufgaben

Organisations- und Projektassistenz

Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Workshops und internen Abstimmungen (Agenda, Einladungen, Protokolle)
Termin- und Kalenderkoordination sowie Überwachung projektbezogener Fristen (Meilensteine, Liefergegenstände)
Organisation von Raumbuchungen, Catering und Projektausgaben in Zusammenarbeit mit internen Serviceeinheiten
Zuordnung und Nachverfolgung projektbezogener Ausgaben in Abstimmung mit dem Finanz- und Verwaltungsbereich

Kommunikation & Informationsfluss

Ansprechpartner:in für interne Teams und externe Projektpartner
Unterstützung bei der Aufbereitung einfacher Inhalte für Präsentationen, Berichte oder interne Kommunikationszwecke
Mitarbeit an der Einhaltung von internen Standards, z. B. Datenschutz, Qualitätsmanagement und Dokumentationsrichtlinien
Unterstützung bei administrativen Berichtspflichten

Ihr Profil

erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, z. B. Bürokaufleute, Verwaltungsfachangestellte oder eine vergleichbare Qualifikation
Erfahrung in Büroorganisation, Assistenz oder administrativer Projektunterstützung, idealerweise in Forschung oder öffentlicher Verwaltung
sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (C1) in Wort und Schrift
strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise

Wir bieten Ihnen

eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem Forschungszentrum mit rund 1.000 Beschäftigten aus mehr als 60 Nationen
einen gut angebundenen Forschungscampus (ÖPNV) und beste Möglichkeiten zur Vernetzung, Zuschuss zum Deutschlandticket bei vorliegenden Voraussetzungen (Jobticket)
individuelle Möglichkeiten zur Weiterbildung
Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes und Vergütung bis zur Entgeltgruppe 5 nach EntgO Bund
eine hervorragende technische Infrastruktur und eine moderne Arbeitsplatzausstattung
6 Wochen Urlaub im Jahr; Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr
sehr gute Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben; Angebote von mobiler und flexibler Arbeit
familienfreundliche Unternehmenspolitik mit Kinderbetreuungsangeboten, z. B. betriebsnahe Kindertagesstätte
kostenloses Employee Assistance Program (EAP)
Corporate Benefits
ein abwechslungsreiches Kantinenangebot auf dem Campus

Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleicher Eignung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Urkunden etc.). Bitte benutzen Sie den Link zu unserem Bewerbungsportal.

Letzte Aktualisierung am: 14.04.2026