Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Die zu besetzende Stelle ist eine zentrale Position im Unternehmen, die eine Doppelfunktion vereint: operative Büro- und Projektassistenz einerseits sowie direkte Unterstützung der Geschäftsführung andererseits. Du agierst als erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Kunden und externe Partner und repräsentierst das Unternehmen nach innen wie nach
außen. Neben ausgeprägten sozialen und kommunikativen Fähigkeiten ist die Bereitschaft, digitale und KI-gestützte Arbeitsmittel aktiv in den Arbeitsalltag zu integrieren, ein
wesentliches Kriterium.

Das bieten wir dir

überdurchschnittlich attraktive Vergütung und 30+x Urlaubstage
wir fördern dich bei deiner fachlichen Weiterbildung und deiner beruflichen Entwicklung
Rechenpower und neueste Hard- und Software in Office und Homeoffice
funktionierende Digitalisierung / Dokumentenmanagement seit über 20 Jahren
Top Büros in zentraler Lage (Villa im Herzen von Stuttgart / Rheinblick in Köln)
Bioobst, Getränke, JobRad oder JobTicket
regelmäßige Teamevents, wie Projektbesichtigungen und gemeinsames Essen
persönliche, individuelle Einarbeitungsphase mit direktem Ansprechpartner
eine gute Work-Life-Balance (Arbeitsleistung unter Einhaltung der Regelarbeitszeit)
Berufseinsteigern ermöglichen wir einen tollen Start ins Arbeitsleben

Deine Aufgaben

Organisation und eigenständige Durchführung allgemeiner Büro- und Verwaltungsaufgaben
Betreuung und Administration der Mitarbeiter-Benefits (z. B. JobRad, Jobticket)
Unterstützung der Projektleiter in der Organisation und Koordination von Dienstreisen
Empfang und Betreuung von Besuchern, Kunden und Geschäftspartnern
Annahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen
Freundliche, professionelle und repräsentative Kommunikation als Aushängeschild des Unternehmens
Pflege interner Kommunikationskanäle und Verteiler
Unterstützung der Geschäftsleitung in der schriftlichen und elektronischen Korrespondenz
Koordination und Verwaltung der Kalender der Geschäftsleitung
Vor- und Nachbereitung von Besprechungen einschließlich Protokollführung
Vorbereitung personalbezogener Unterlagen (u. a. Arbeitsverträge, Abrechnungen für Studierende, Praktikant:innen und Auszubildende)
Kommunikation mit der Lohnbuchhaltung (externer Steuerberater)
Pflege, Verwaltung und Digitalisierung von Personalakten
Projektcontrolling sowie Mitwirkung bei der Vorbereitung der Liquiditätsplanung
Erstellung von Ausgangsrechnungen und Durchführung des Mahnwesens
Vorbereitung und Zusammenstellung der Buchhaltungsunterlagen für den externen Steuerberater

Das wünschen wir uns

Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und sicheres, freundliches Auftreten
Hohe Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Personal- und Unternehmensdaten
Selbständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
Flexibilität und Belastbarkeit in einem dynamischen Arbeitsumfeld
Zuverlässigkeit und hohes Verantwortungsbewusstsein
Erfahrung in Büroorganisation, Assistenz- oder Verwaltungstätigkeiten
Grundkenntnisse in Buchhaltung und Personaladministration von Vorteil
Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (MS Office / 365)
Aktive Bereitschaft, KI-gestützte Werkzeuge im Arbeitsalltag einzusetzen und weiterzuentwickeln
Interesse an der Nutzung von Sprachmodellen für Korrespondenz, Dokumentenmanagement und Recherche
Offenheit, digitale Prozesse mitzugestalten und Optimierungspotenziale zu erkennen

Haben wir dein Interesse geweckt? Dann nix wie los, schick uns deine digitale Bewerbung! Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen und mit dir nachhaltige Gebäude als Beitrag zur Klimaneutralität umzusetzen. Noch Fragen? Dein Ansprechpartner ist Holger Koch.
PKi
holistic engineering
Holger Koch
Marienstr. 37
70178 Stuttgart
Tel.: 0711-207093-21

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