Projektbeschreibung

Für unseren Standort in Düsseldorf suchen wir ab Juni eine*n Office Manager*in | Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit mit mindestens 25 Stunden/ Woche, Die Stelle ist zunächst befristet bis 31.03.2028 mit Option auf Verlängerung; es besteht die Möglichkeit, teilweise aus dem Homeoffice zu arbeiten.

Deine Aufgaben

Assistenz der Geschäftsführung:

Eigenständige Koordination und Priorisierung von Terminen im Kalender der Geschäftsführung
Koordination und Überwachung der täglichen und wöchentlichen Arbeitsaufgaben der Geschäftsführung
Strukturierte Vor- und Nachbereitung von Meetings
Gremienbetreuung und -kommunikation, z.B. Einladung zu Vorstandssitzungen, Terminabstimmung, Protokollführung
Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen

Office Management:

Büroorganisation und Abwicklung des Tagesgeschäftes
Einkaufs- und Beschaffungswesen
Koordination und Kommunikation externer Dienstleister (z. B. IT, Reinigung, Facility Management) inkl. Vertragsmanagement
Pflege und Weiterentwicklung von Dokumentationen, Ablagestrukturen und Systemen (z. B. CRM)
Planung und Umsetzung interner Formate (z. B. Teamtage, Workshops, Veranstaltungen)

Administratives HR-Management:

Koordination von Recruitingprozessen inkl. der Organisation von Vorstellungsgesprächen (über Personio)
Organisation und Begleitung von On- und Offboarding-Prozessen
Pflege von Personalunterlagen

Dein Profil

Mehrjährige (mind. 5 Jahre) Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz der Geschäftsführung oder in vergleichbarer Position
Ausgeprägte Organisationsstärke sowie die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu priorisieren und eigenständig zu steuern
Strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Exzellente Office-Kenntnisse (v.a. Word, Outlook, Excel)
Erfahrung mit digitalen Tools (z. B. CRM, HR-Software wie Personio)
Erfahrung im Umgang mit internen und externen Schnittstellen
Schnelle Auffassungsgabe
Freude an der Arbeit im Team
Bereitschaft, an mindestens zwei Tagen pro Woche in unserem Düsseldorfer Büro zu arbeiten

Warum wir?

Neben dem guten Gefühl, sich für eine wirklich sinnvollen Sache zu engagieren, bieten wir eine abwechslungsreiche, anspruchsvolle Tätigkeit in einem netten, hochmotivierten Team, sehr flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, teilweise im Homeoffice zu arbeiten.