Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Gemeinsam mit unserem Kunden bieten wir:
- Unbefristeter Arbeitsvertrag
- Tarifbasierte Vergütung (GVP) sowie individuelle Zulagen
- Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- 37 Wochenstunden (Vollzeit)
- Minutengenaue Zeiterfassung und flexibler Überstundenausgleich (Freistellung & Vergütung)
- Corporate Benefits: Rabatte und Sonderaktionen für Mitarbeiter
- Umfassende Einarbeitung und regelmäßige Personalbetreuung
- Assistenz der Geschäftsführung: Übernahme aller organisatorischen und administrativen Aufgaben zur Unterstützung der Geschäftsführung
- Organisation der Gremiensitzungen: Sicherstellung der reibungslosen Planung, Durchführung und Qualität aller Gremiensitzungen
- Abstimmung mit den Gremien: Terminfindung und -vereinbarung sowie die fristgerechte Vorbereitung und Einladung zu Sitzungen
- Dokumentation und Qualitätssicherung: Erstellen und Versenden von Einladungen sowie die Qualitätssicherung der Unterlagen
- Nachverfolgung formaler Anforderungen: Überwachung von Vollmachten, Zu- und Absagen und anderen formalen Dokumenten
- Eigenverantwortliche Steuerung: Priorisierung und eigenständige Bearbeitung aller anfallenden Aufgaben und Vorgänge
- Vor- und Nachbereitung von Inhalten: Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen und Präsentationen
- Bürokoordination: Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Büros, z. B. Verwaltung von Bürobedarf und Equipment
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung: z. B. als Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Spedition und Logistikdienstleistung oder eine vergleichbare Ausbildung
- Praktische Erfahrung: Erste Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion als Assistenz oder im Sekretariat
- Organisationstalent: Strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise, auch in hektischen Situationen
- Selbstständigkeit und Eigenverantwortung: Fähigkeit, Aufgaben proaktiv zu übernehmen und selbstständig Lösungen zu finden
- Zuverlässigkeit und Präzision: Hohe Genauigkeit bei der Bearbeitung von Aufgaben und Einhaltung von Fristen
- Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit: Klare Kommunikation und gute Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen und Gremien
- Diskretion und Vertraulichkeit: Verantwortungsbewusster Umgang mit vertraulichen Informationen
Wir machen besser möglich!
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