Sekretärin / Assistentin für den Betriebsrat - IPP

Das Max-Planck-Institut für Plasmaphysik (IPP) ist ein weltweit herausragendes Zentrum für Fusionsforschung. Mit rund 1100 engagierten Mitarbeitenden in Garching bei München und Greifswald widmen wir uns der Erforschung der Grundlagen für Fusionskraftwerke. Fusionskraftwerke haben das Potenzial, eine bedeutende Rolle für die Energieversorgung künftiger Generationen zu übernehmen.
Am IPP-Standort in Garching forschen wir am Großexperiment ASDEX Upgrade. Dabei handelt es sich um eine Fusionsanlage vom weltweit bekannten Typ Tokamak.

Sekretärin / Assistentin für den Betriebsrat
Garching
Vollzeit, Unbefristet
Ausschreibungsnummer: 26/011
Das Max-Planck-Institut für Plasmaphysik in Garching sucht zur langfristigen administrativen Unterstützung des Betriebsrats einen Sekretärin / Assistent*in (Vollzeit oder Teilzeit ab 80% möglich).

Aufgaben

Erster Ansprechpartnerin im Vorzimmer des Betriebsratsbüros: Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für alle Mitarbeitenden des Instituts und gewährleisten einen reibungslosen Ablauf im Büro.
Planung und Koordination von Terminen und Veranstaltungen: Sie organisieren Termine, Betriebsversammlungen, Dienstreisen und Schulungen für das 11-köpfige Betriebsratsgremium und stellen einen reibungslosen Ablauf sicher.
Vor- und Nachbereitung von Betriebsratssitzungen: Sie bereiten die Sitzungen effizient vor und nach, holen erforderliche Informationen und Unterschriften ein, unterstützen bei der Aufbereitung weiterer Themen und nehmen als Protokollant*in an den wöchentlichen Sitzungen teil.
Erstellung von Präsentationen und Statistiken: Sie unterstützen die Arbeit des Betriebsrats durch die Erstellung ansprechender Präsentationen und Auswertungen, wirken an der inhaltlichen Gestaltung und Pflege der Intranetseite (z. B. Newsletter) mit und übernehmen die Verwaltung weiterer Unterlagen.
Übernahme klassischer Büro- und Sekretariatsaufgaben: Zu Ihren Aufgaben zählen das Telefon- und Postmanagement, die Bestellung von Büromaterial, die Erfassung von Krankmeldungen von Kolleg*innen sowie die strukturierte Ablage vertraulicher Unterlagen.
Unterstützung bei der Prozessoptimierung: Sie tragen aktiv zur kontinuierlichen Verbesserung der internen Prozesse bei und bringen Ihre Ideen ein.

Profil

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
Einschlägige Berufserfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, idealerweise mit Erfahrung in der Protokollführung
Fundierte Kenntnisse in Office-Software (z.B. Word, Excel, Outlook) sind zwingend erforderlich
IT-Affinität sowie idealerweise Erfahrung im Umgang mit modernen Bürokommunikationssystemen (z. B. Zoom, WebEx)
Kenntnisse im Betriebsverfassungsgesetz oder die Bereitschaft, sich in dieses Themenfeld einzuarbeiten
Verhandlungssichere Deutschkenntnisse (C2) sowie sehr gute Englischkenntnisse (B2)
Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
Ausgeprägte Sozialkompetenz, Kommunikationsstärke und ein hohes Maß an Diskretion

Angebot

Unbefristete und krisensichere Beschäftigung mit hoher Arbeitsplatzsicherheit
Vergütung je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis zur Entgeltgruppe 6 TVöD Bund sowie Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen und eine Jahressonderzahlung
Sie sind Teil eines der größten wissenschaftlich-technischen Projekte in Deutschland
Gleitzeitsystem und flexible Arbeitszeitmodelle
Mobiles Arbeiten ist teilweise möglich (in Abhängigkeit von den betrieblichen Anforderungen)
30 Tage Urlaub (bei 5-Tage-Woche) und zusätzlich freie Tage, z.B. an Weihnachten, Silvester und Brückentagen
Betriebliche Altersvorsorge im öffentlichen Dienst (VBL Zusatzversorgung)
Zuschüsse für Jobtickets (z.B. Deutschlandticket)
Kantine mit abwechslungsreichem Speisenangebot
Kostenfreie Parkplätze am Institutsgelände und direkte Anbindung an den ÖPNV
Weiterbildungsangebote für fachliche Weiterbildung, Kompetenztrainings und Online-Trainingsakademie der Max-Planck-Gesellschaft
Betriebliches Gesundheitsmanagement zur Gesundheitsvorsorge und Prävention
Diverse Sportangebote, -gruppen und -kurse
Sozialberatung für die Unterstützung in schwierigen Lebens- und Arbeitssituationen
Familienservice für alle Fragen rund um Vereinbarkeit von Familie und Beruf
Vergünstigte Ferienwohnungen im In- und Ausland

Informationen zum Umgang mit Ihren Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte finden Sie auf unserer Webseite unter: Datenschutz.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 18.04.2026.

Haben Sie Fragen? Ich stehe Ihnen gerne zur Verfügung.
Anita Birk
HR | Personalreferentin

✉ careers-garching@ipp.mpg.de

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