Prozessmanager*in HR

Wer wir sind

stöbichPERSONAL e.K. ist ein Spezialist im Bereich der Personalvermittlung und Arbeitnehmerüberlassung von qualifiziertem kaufmännischen Personal in den Branchen:

Versicherungen / Banken / Immobilien / Telekommunikation / Pharmaindustrie / Öffentlicher Dienst

Gestalten Sie gemeinsam mit uns Ihre erfolgreiche berufliche Zukunft!

Ziel der Stelle

Ziel ist die fachliche und organisatorische Unterstützung der Personalabteilung bei folgenden Vorhaben:

Analyse, Optimierung und Standardisierung aller zentralen HR-Prozesse
Begleitung der Einführung bzw. Anpassung von HR-IT-Systemen (z. B. digitale Personalakte, Reisekostentool, Bewerbungsmanagement, Zeitwirtschaft, Self-Service-Portale)
Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs in optimierte Abläufe und neue Systeme
Entlastung des internen Personals während der Projektphasen
Nachweisbare Verbesserung von Prozessqualität, Bearbeitungszeiten und Rechts- bzw. Datenschutzkonformität
Unterstützung bei der Erstellung von Verfahrensanweisungen, Prozessdokumentationen und DSGVO-Nachweise

Aufgaben

Prozessanalyse & -dokumentation

Dokumentation und Analyse der bestehenden HR-Prozesse sowie Identifikation von Schwachstellen, Medienbrüchen und redundanten Arbeitsschritten in folgenden Bereichen:

Bewerbungsprozess
Einstellungsprozess inkl. Vertragsmanagement
Onboarding neuer Mitarbeitender
Personalstammdatenpflege / Personalmanagementprozesse / operatives Personalmanagement (z.B. Arbeitszeitänderungen)
Zeitwirtschaft & Abwesenheitsmanagement
Personalentwicklung & Weiterbildung
HR-Controlling & Reporting
Prozess Reisekostenabrechnung
Offboarding-Prozess

Prozessoptimierung

Anpassung und Entwicklung zentraler HR-Prozesse auf Basis der Ist-Analyse unter Anwendung bzw. Berücksichtigung von Best Practices, rechtlichen Anforderungen (z. B. DSGVO, Nachweisgesetz) sowie institutsindividuellen und trägerindividuellen Rahmenbedingungen (z.B. unter Einbindung der Regularien des Organisationshandbuches) und unter Beachtung der Vorgaben durch den TVÖD-Bund

Identifikation von Optimierungs- und Automatisierungspotenzialen
Sicherstellung der Compliance in allen Prozessschritten
Eindeutige Definition von Rollen, Zuständigkeiten (inkl. Vertretungsregelungen) und eingesetzten Systemen

Umsetzung & Change-Begleitung

Unterstützung bei der Umsetzung der optimierten Prozesse
Erstellung und Durchführung interner Schulungen für Mitarbeitende der Personalabteilung
Anpassung und Digitalisierung bestehender Dokumente und Formulare • Kommunikation und Begleitung des Veränderungsprozesses innerhalb der Abteilung

Fachliche Anforderungen

Mehrjährige Erfahrung in operativen Prozessen der Personalabteilung inkl. Gehaltsabrechnung, idealerweise auch in einer Führungsrolle
Mehrjährige Erfahrung (mind. 3-5 Jahre) in der Optimierung von Personalprozessen in Organisationen, idealerweise in tarifgebundenem Umfeld
Fundierte Kenntnisse zu HR-IT-Systemen, digitaler Personalakte, Bewerbermanagement, Zeitwirtschaft
Nachweisbare Erfahrung in Systemeinführungen, Datenmigrationen und Testmanagement
Praktische Expertise im Prozessmanagement, Dokumentation und Change-Management
Sicherer Umgang mit DSGVO-Anforderungen in HR-Prozessen
Fähigkeit zur verständlichen Vermittlung komplexer Sachverhalte und Schulung von HRMitarbeitenden
Hohe kommunikative Kompetenz und strukturierte Arbeitsweis

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