TOPOS Personalberatung GmbH

Das Unternehmen

Wir suchen für unser Unternehmen Berufseinsteiger:innen für unser Office-Assistenzteam. Wir gehören seit vielen Jahren zu den etablierten Personalberatungen in Deutschland. Wir besetzen Schlüsselpositionen für den Mittelstand und Konzerne - von Professionals bis zum Executive Level im Wege der Direktansprache. Zusätzlich haben wir im Laufe der letzten Jahre auch einen eigenen Bereich zur Vermittlung von Interim Manager:innen aufgebaut, der sich erfolgreich entwickelt. Im Zuge des weiteren Wachstums suchen wir für unseren Hauptstandort in Hamburg Bachelor-Absolvent:innen, die ins Berufsleben starten wollen und das professionelles Beratungs- und Rekrutierungsgeschäft kennenlernen möchten.

Ihre Aufgaben

Sie sorgen dafür, dass Beratung produktiv läuft - strukturiert, serviceorientiert und digital.
Dazu gehören insbesondere:

Organisation des Tagesgeschäfts: Termine, Meetings, Reisen, Unterlagen, Wiedervorlagen
Professionelle Korrespondenz und Dokumentenmanagement
Unterstützung in Projekten: Recherchen, Listen, Auswertungen, Präsentations- und Reporting-Zuarbeit
Pflege von Datenbanken/CRM und saubere Prozessdokumentation
Mitwirkung an der Weiterentwicklung digitaler Abläufe (Templates, Automationen, Standards)
Office-Management: Bestellungen, Dienstleistersteuerung, Besucher- und Veranstaltungsorganisation

Ihr Profil

Abgeschlossenes Bachelorstudium (unabhängig von der Fachrichtung) oder vergleichbarer Ausbildungsweg
Gerne bereits erste Berufserfahrung, z. B. durch Praktika oder Werkstudententätigkeiten
Stärke in Struktur, Priorisierung und Verbindlichkeit - Sie bringen Dinge zu Ende und schätzen es, Aufgabe qualitativ hochwertig und korrekt zu erledigen
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gutes Englisch ist ein Plus
Sicherer Umgang mit MS 365; Freude an digitalen Tools und smarter Prozessoptimierung
Service-Mindset, Diskretion und professionelles Auftreten
Neugier, Lernspeed und Lust auf ein anspruchsvolles Umfeld

Das Angebot

Echter Berufseinstieg mit steiler Lernkurve und klarer Einarbeitung
Verantwortung ab Tag 1 - mit Rückhalt, Sparring und kurzen Entscheidungswegen
Moderne Arbeitskultur, direkte Kommunikation, pragmatische Lösungen
Gestaltungsspielraum: Ihre Ideen verbessern Prozesse sichtbar
Attraktive Rahmenbedingungen und fachliche Entwicklungsperspektiven

Office-Assistenz (m/w/d)