Was dich bei uns erwartet

Du bist Teil unseres People & Culture Teams und sorgst dafür, dass der Laden läuft. Ob Kolleg*innen, Gäste oder externe Partner*innen und Kund*innen: Bei dir fühlen sich alle direkt willkommen und gut aufgehoben. Du behältst den Überblick, hast immer ein offenes Ohr und machst unser Office zu einem Ort, an dem man gerne arbeitet, sich austauscht und wohlfühlt.

Deine To-dos im Alltag

Office- & EmpfangsmanagementEmpfang und Betreuung von Gästen, Telefonzentrale, zentrales E-Mail-Postfach sowie Organisation von Post, Lieferungen und Kurieren
Termin-, Meeting- & KalenderkoordinationOrganisation und Koordination von Meetings, Terminen und Konferenzräumen inkl. Vor- und Nachbereitung sowie Pflege des Unternehmenskalenders und Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartner*innen
Büroorganisation & InfrastrukturSicherstellung eines strukturierten und reibungslosen Büroalltags, Organisation der Büroversorgung (Materialien, Getränke, Snacks, Ausstattung, Reinigungsmittel)
Bestellwesen & DienstleisterkoordinationVerantwortung für das interne Bestellwesen sowie Koordination externer Dienstleister (z. B. Reinigung, Handwerker, Servicepartner)
Reise- & EventmanagementOrganisation und Buchung von Geschäftsreisen inkl. Pflege des Travel-Management-Tools sowie Unterstützung bei der Planung und Durchführung interner und externer Events
Vertrags- & FlächenadministrationUnterstützung bei der Verwaltung von Dienstleistungsverträgen sowie bei der administrativen Abwicklung von Untermietungen der Mietflächen
Administrative UnterstützungAllgemeine administrative Tätigkeiten, u. a. Überarbeitung von Präsentationen und Unterlagen

Das bringst du mit

Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle
Ausgeprägte Service- und Hands-on-Mentalität
Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und ein gutes Gespür für Prioritäten
Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools und digitalen Anwendungen
Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Dinge eigenständig voranzubringen

Das bieten wir dir

Eine vielseitige, verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum
Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, People & Culture und Fachbereichen
Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld und ein kollegiales Team
Flexible Arbeitszeiten im Rahmen einer 20-Stunden-Woche
Ein modernes Büro und ein Arbeitsumfeld, in dem Organisation und Wohlfühlatmosphäre zählen

Team Assistant (m/w/d)