Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Deine Aufgaben

Administrative Unterstützung der Vorstandsmitglieder, einschließlich komplexer Kalender‑ und Meetingkoordination.
Unterstützung des Company Secretary bei der Organisation von Vorstands‑ und Ausschusssitzungen sowie bei der Erstellung von Governance‑Unterlagen.
Unterstützung bei der Vorbereitung von Meeting‑Agenden und der Erstellung von Protokollen.
Vertraulicher und professioneller Umgang mit sensiblen Unternehmensinformationen.
Planung, Organisation und Durchführung von Corporate‑ und Executive‑Events wie Vorstandsessen, Strategie‑Offsites, Stakeholder‑Besuchen und internen Leadership‑Sessions.
Koordination sämtlicher logistischer Abläufe, einschließlich Locationauswahl, Catering, Einladungsmanagement, Reiseplanung und Vor‑Ort‑Betreuung.
Planung und Buchung nationaler und internationaler Reisen.
Unterstützung des Office Managers bei allgemeinen administrativen Tätigkeiten.

Du bringst mit

Fundierte Erfahrung als Persönliche Assistenz, Executive Assistant oder Office Manager - idealerweise im Finanzdienstleistungs‑ oder Corporate‑Governance‑Umfeld.
Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie sehr gute Kommunikations‑ und Multitasking‑Kompetenzen.
Hohe soziale Kompetenz und ein professioneller, taktvoller Umgang mit Senior Stakeholdern.
Erfahrung in der Planung und Umsetzung von Events, von der Logistik bis zur Durchführung, im Corporate‑ oder Executive‑Bereich.
Sehr gute IT‑Kenntnisse: Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint), SharePoint sowie moderne digitale Kollaborationstools.
Ausgeprägte Diskretion und Vertraulichkeit.
Proaktive, flexible und Fähigkeit, das Wesentliche im Auge zu behalten.
Fließende Deutsch‑ und Englischkenntnisse sowie die Fähigkeit, in beiden Sprachen klar und sicher zu kommunizieren.

Wir bieten

Ein internationales Team mit Kollegen aus über **50 **verschiedenen Ländern
Sozialleistungen wie eine betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
30 Tage Urlaub im Jahr sowie den 24. und 31. Dezember als arbeitsfreie Tage
Employee Assistance Programme - persönlicher 24/7 Beratungsdienst für alle Mitarbeiter
Verschiedenste Möglichkeiten für flexibles Arbeiten u.a. diverse Teilzeitmodelle, Gleitzeit
Weitreichende, sehr** flexible Homeoffice-Regelungen**
Möglichkeit der Arbeit aus dem EU-Ausland für bis zu 30 Tage pro Jahr
Zusätzliche Leistungen wie Sportangebote und kostenlos Obst, Nüsse, Getränke
Zuschuss zum BVG Ticket sowie ein Lease a Bike-Programm
Eine** informelle Unternehmenskultur** - ohne Dresscode und ‚Sie‘
Eine ausgezeichnete Lernkultur und Möglichkeiten, Ihre Fachkenntnisse stetig zu erweitern
Leicht erreichbare Büros im Stadtzentrum

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) (Homeoffice möglich)