Das Institut français Deutschland (IFA) umfasst 11 Standorte bundesweit und wird von einem zentralen Leitungsorgan gesteuert. Mit seiner Kultur- und Bildungsarbeit ist das IFA ein wichtiges Glied in den schulischen, universitären, wissenschaftlichen, wirtschaftlichen, politischen und konsularischen Beziehungen zwischen Frankreich und Deutschland und trägt auf diese Weise wesentlich zur Verbreitung der französischen Sprache und der französischen und frankophonen Kultur bei. Das Institut français Deutschland (IFA) ist der Kulturabteilung der Französischen Botschaft in Deutschland angegliedert, welche vom Botschaftsrat für Kultur, Bildung und Hochschulwesen geleitet wird, der zugleich auch Leiter des IFA ist.

Das Institut français Deutschland sucht eine/n Sekretär/in in der Personalabteilung.

Aufgaben

Unter der Verantwortung der Generalsekretärin der Zentralverwaltung und ihrer Stellvertreterin erfüllt der/die Sekretär/in in der Personalabteilung im Wesentlichen folgende Aufgaben:

1. Beteiligung am Personalmanagement

Administrative Verwaltung des Personals
Unterstützung beim Verfassen von Verwaltungsdokumenten (Bescheide, Schreiben, Verträge, Zusatzvereinbarungen usw.).
Verwaltung der Abwesenheiten der Ortskräfte in Abstimmung mit den IFA-Standorten und dem Generalsekretariat der Zentralverwaltung über die entsprechende Software.
Überprüfung des Eingangs der monatlichen Belege für Fahrtkosten und der jährlichen Evaluierungen.
Unterstützung bei der Erstellung der Feiertagskalender, Aktualisierung des Organigramms und des Personalverzeichnisses.
Aktualisierung der Personaldatenbanken.
Postversand von Personaldokumenten, Verteilung verschiedener Dokumente und Archivierung.
Administrative Überwachung der Schulungen (Anmeldung, Unterlagen usw.).
Verwaltung der Urlaube des ins Ausland entsandten Personals
Bearbeitung, Überprüfung und Erfassung der Abwesenheiten des Personals, in Absprache mit der Hauptverwaltung der Botschaft.
Administrative Verwaltung der Praktikant/innen
Überprüfung der Praktikumsausschreibungen vor ihrer Veröffentlichung und der Personalakten der Praktikant/innen auf ihre Vollständigkeit (Praktikumsvereinbarungen mit den Schulen/Hochschulen, Sozial‑ und Krankenversicherung usw.), Verwaltung der Urlaube.
Ansprechpartner/in für die Praktikant/innen in der Zentralverwaltung.
Erstellung von Kontrolltabellen.
Übermittlung von Informationen an die Budgetverwaltung zur Auszahlung der Vergütungen.
Verwaltung der Arbeitsmittel des Personals
Begleitung von neuem Personal bei ersten administrativen Schritten und Bereitstellung der Arbeitsmittel, in Abstimmung mit den verschiedenen Abteilungen und insbesondere der IT-Abteilung und den Haustechnikern.
Erfassung des Ausstattungsbedarfs, Bestellungen und Überprüfung der Bestände.
Bestellung von beantragten Fahrkarten in Verbindung mit dem Reisebüro, Übermittlung der Rechnungen an die verschiedenen Abteilungen, Ansprechpartner/in für den Reisedienstleister.

2. Betreuung von Projekten rund um den Einsatz von Tools für das Personalmanagement des IFA

Der/Die Mitarbeiter/in wird mit den untenstehenden Aufgaben betraut und erstattet monatlich Bericht an seine Vorgesetzten über den Fortschritt der Projekte.
Software zur Urlaubsverwaltung
Konfigurierung, Bereitstellung und Überwachung des Betriebs der Online-Plattform zur Verwaltung der Abwesenheiten der Ortskräfte des Institut français Deutschland, Ansprechpartner/in für die IFA-Standorte in der Zentralverwaltung und Koordinierung mit dem Dienstleister.
Digitalisierung der Personalakten
Koordinierung und Implementierung, in Abstimmung mit der stellvertretenden Generalsekretärin, des Digitalisierungsprozesses der Personalakten der Ortskräfte: Einholung des Einverständnisses der Ortskräfte, Anlegung der digitalen Akten und Einpflegung von Daten, Unterstützung der IFA-Standorte, Kommunikation usw.

3. Pflege von Steuerungstools

Erfassung von Daten (insbesondere Personaldaten) und Erstellung von Dashboards und Übersichtstabellen zur Steuerung von: Schulungen, Evaluierungen, Abwesenheiten, Budget usw

4. Beteiligung an verschiedenen Verwaltungsaufgaben für das Generalsekretariat

Organisation von Meetings in Präsenz oder online, Layout und Mailversand von verschiedenen Dokumenten (Schreiben, Mitteilungen, Verzeichnisse), Überwachung des Freigabeprozesses von Dokumenten, Übermittlung und Archivierung von Dokumenten, Organisation der Dienstreisen des Generalsekretariats

Anforderungen

Vorzugsweise abgeschlossene Ausbildung im Bereich Personalwesen, Leitungsassistenz
Beherrschung der französischen und der deutschen Sprache (C1 in beiden Sprachen)
Beherrschung der Bürokommunikationsmittel (Office-Paket, Zoom, Teams usw.)
Schreibkompetenzen
Fähigkeit zum schnellen und effizienten Kommunizieren
Hervorragendes Organisations‑ und Antizipationsvermögen
Diskretion und Verschwiegenheit
Vielseitigkeit
Gewissenhaftigkeit
Fähigkeit zur Berichterstattung
Eigeninitiative

Allgemeine Informationen

Arbeitsbeginn : April 2026
Arbeitsort : Französische Botschaft in Deutschland, Wilhelmstraße 69 - 10717 Berlin
Vollzeit, d. h. 38,5 Std./Woche
Bruttogehalt: 2.500,91 €
30 Urlaubstage pro Jahr.
Fahrtkostenzuschuss in Höhe von 25 € brutto pro Monat (unter bestimmten Bedingungen).
Art des Vertrags: befristet auf ein Jahr, verlängerbar um ein weiteres Jahr mit der Möglichkeit einer anschließenden Entfristung

Die Bewerbungen (Lebenslauf, Motivationsschreiben) sind bis einschließlich 16. Februar 2026 per E-Mail an ifa.recrutement@institutfrancais.deund christine.assemat@diplomatie.gouv.fr zu richten.

Sekretär (m/w/d)