Die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg sucht:

Verwaltungsmitarbeiter*in - Sachbearbeitung Promotionen / Habilitationen

Vergütung

E6 TV-L

Stellenumfang

100% (teilzeitgeeignet)

Einrichtung

Fakultät VI - Medizin und Gesundheitswissenschaften

Dienstort

Oldenburg (Oldb)

Bewerbungsfrist

06.02.2026

Beschäftigungsbeginn

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Befristet

Mutterschutz bis 06.09.2026 u. vorauss. Elternzeit

Über uns

Die Fakultät VI Medizin und Gesundheitswissenschaften umfasst die Bereiche Humanmedizin, Medizinische Physik und Akustik, Neurowissenschaften, Psychologie sowie die Versorgungsforschung. Zusammen mit den vier regionalen Krankenhäusern bildet die Fakultät VI die Universitätsmedizin Oldenburg. Weiterhin besteht eine enge Zusammenarbeit mit der Universitätsmedizin der Universität Groningen.

Die Fakultätsgeschäftsstelle koordiniert die zentralen Prozesse der Fakultät in den Bereichen Studium, Forschung und Verwaltung. Das Team Akademische Verfahren betreut u.a. die Promotions- und Habilitationsverfahren der Fakultät und ist Ansprechpartner*in für die jeweiligen Kandidat*innen, die zuständigen Kommissionen sowie zentral beteiligte Einheiten.

Ihre Aufgaben

Als Verwaltungsangestellte mit Schwerpunkt Sachbearbeitung Promotionen / Habilitationen unterstützen Sie bei der Abwicklung von Promotionsangelegenheiten und der Abwicklung von Habilitationsverfahren.

Zu den Aufgaben gehören insbesondere:

Unterstützende Betreuung der Promotionsausschüsse
Betreuung der Sitzungen der jeweiligen Kommissionen bzw. der ständigen Habilitationskommission
Beratung der Promovierenden in Ordnungs- und Verfahrensfragen
Beratung der Habilitand*innen in organisatorischen Verfahrensfragen
Formale Prüfung der Anträge auf Zulassung zur Habilitation/Umhabilitation
Pflege von Datenbanken
Aktenführung und weitere allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatstätigkeiten

Ihr Profil

Einstellungsvoraussetzungen

Einstellungsvoraussetzung ist eine abgeschlossene Berufsausbildung nach BBiG im Verwaltungs- bzw. Bürobereich oder eine abgeschlossene Ausbildung mit nachgewiesener mehrjähriger Berufserfahrung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich
Basiskenntnisse der englischen Sprache
Sicherer Umgang mit MS Office

Von Vorteil sind

Erfahrungen mit Gremienarbeit
Erfahrungen im Hochschulumfeld
Kenntnisse von rechtlichen Grundlagen im Hochschulrecht
sicheres und freundliches Auftreten
Fähigkeit, mit unterschiedlichen Zielgruppen auch in schwierigen Situationen angemessen zu kommunizieren

Wir bieten

Sichere Vergütung nach Tarifvertrag (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung; betriebliche Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksame Leistungen;
30 Tage Urlaub, 24.12. und 31.12. arbeitsfrei;
gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit, anteilig im Home-Office zu arbeiten;
Zugang zur universitären Kinder- und Ferienbetreuung;
ein vielfältiges kostenloses Weiterbildungsangebot, Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung sowie weitere Service-, Beratungs- und Sportangebote;
einen modernen Arbeitsplatz in verkehrsgünstiger Lage mit kostenlosen Parkplätzen und guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr;
eine gute Infrastruktur mit Mensa, Cafeterien und Bibliothek sowie Geschäften und Restaurants in der Nachbarschaft
interessante Kontakte auf einem lebendigen Campus.

Unser Anspruch

Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Kontakt

Weitere Auskünfte erteilt Ihnen gerne die Teamleitung Frau Wohlers-Zöllner (julia.wohlers-zoellner@uni-oldenburg.de; 0441 798 2725).

Jetzt bewerben

Bitte senden Sie bis zum 06.02.2026 Ihre Bewerbung per E-Mail an

bewerbung.medizin@uni-oldenburg.de)

Bewerbungsunterlagen (Darstellung Ihrer Motivation, Lebenslauf, Zeugnisse) bitte als ein zusammenhängendes PDF-Dokument an die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg, Geschäftsstelle der Fakultät VI Medizin und Gesundheitswissenschaften, z.Hd. Frau Wohlers-Zöllner, 26111 Oldenburg.

Reisekosten, die im Rahmen der Vorstellungsgespräche entstehen, können leider nicht erstattet werden.

Vorteile an der Universität Oldenburg

30 Tage Urlaub

Sichere Vergütung nach Tarif

Betriebliche Altersvorsorge

Weiterbildungsmöglichkeiten

Flexible Arbeitszeit

Gesundheitsmanagement

Mobiles Arbeiten

Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Unterstützung bei der Kinderbetreuung

Hochschulsport

Zertifikat Fahrradfreundlicher Arbeitgeber