Standort: Tönisvorst
Arbeitszeit: Teilzeit
Eintritt: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Wer wir sind

Wir sind ein etabliertes und wachsendes Bauunternehmen, das für Qualität, Zuverlässigkeit und strukturierte Prozesse steht. Neben der Baustelle legen wir großen Wert auf eine saubere Administration, transparente Finanzprozesse und eine gut organisierte interne Struktur.
Unser Team arbeitet kollegial, lösungsorientiert und auf Augenhöhe - kurze Wege, klare Zuständigkeiten und gegenseitige Unterstützung sind für uns selbstverständlich.

Zur Verstärkung unseres Backoffice suchen wir eine strukturierte, zuverlässige und zahlenaffine Persönlichkeit, die administrative und buchhalterische Prozesse souverän begleitet.

Ihre Aufgaben Post-, Dokumenten- und Informationsmanagement

Empfang, Öffnen und Sortieren eingehender Papierkorrespondenz
Erfassung sämtlicher eingehender Post in einem Register (Eingangsdatum, Absender, zuständiges Unternehmen/Objekt, Kurzinhaltsangabe)
Scannen und Prüfen eingehender Dokumente auf Qualität und Lesbarkeit
Strukturierte Archivierung und Speicherung gemäß internen Dokumentenflussregeln
Sicherstellung einer logischen Dokumentenstruktur nach Unternehmen, Objekt und Zeitraum
Personalisierte Weiterleitung relevanter Informationen und Dokumente per E-Mail an zuständige Stellen

Fristen- und Zahlungsüberwachung

Überwachung von Dokumentenfristen (Antworten, Weiterleitungen, Zahlungen)
Identifizierung von Rechnungen, Mahnungen und Zahlungsaufforderungen
Überwachung regelmäßiger und geplanter Zahlungen
Rechtzeitige Information der zuständigen Personen bei Fristen und überfälligen Zahlungen

Buchhaltungs- & DATEV-Unterstützung

Vorbereitung buchhalterischer Belege für das Steuerbüro / Finanzamt
Zeitnahe und vollständige Übertragung der Unterlagen in DATEV
Dokumentation und Statusüberwachung übertragener Belege
Kontrolle der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
Überwachung von Gegenzahlungen, Verrechnungen und Korrekturen
Unterstützung bei buchhalterischen Zahlungen und Prüfung der Zahlungszwecke
Regelmäßige Abstimmung der DATEV-Daten mit der internen Buchhaltung

Kommunikation & Schnittstellen

Kommunikation mit Steuerbüro, Finanzamt, Behörden und Institutionen
Bereitstellung von Erläuterungen und Unterlagen auf Anfrage
Vorbereitung und Übermittlung von Daten für die Gehaltsabrechnung
Unterstützung bei der Erstellung und Abwicklung der Jahresabschlüsse

Allgemeine Kontrolle & Organisation

Sicherstellung der Transparenz administrativer und finanzieller Prozesse
Frühzeitige Meldung von Abweichungen, Risiken oder Unstimmigkeiten an die Geschäftsleitung
Pflege und Überwachung der OneDrive-Struktur (Ordner, Zugriffsregeln, Datenaktualität)

Ihr Profil - das bringen Sie mit

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau, Steuerfachangestellte:r o. ä.)
Erfahrung im administrativen Bereich, idealerweise mit buchhalterischem Bezug
Sehr gute Strukturierungs- und Organisationsfähigkeit
Sicherer Umgang mit DATEV (wünschenswert) und MS Office, insbesondere Outlook und Excel
Sorgfältige, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise
Verständnis für Fristen, Zahlen und Dokumentenprozesse
Kommunikationsstärke im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
Selbstständiges Arbeiten und Teamfähigkeit
Zusatzsprachen von Vorteil: Russisch, Ukrainisch
Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Was Sie bei uns erwartet

Ein sicherer Arbeitsplatz in einem etablierten Bauunternehmen
Ein kollegiales, wertschätzendes Team mit kurzen Entscheidungswegen
Strukturierte Einarbeitung und klare Zuständigkeiten
Abwechslungsreiche Tätigkeit mit Verantwortung
Moderne Arbeitsmittel und digitale Prozesse
Leistungsgerechte Vergütung
Langfristige Perspektive in einem wachsenden Unternehmen

Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Lebenslauf und möglichem Eintrittstermin per E-Mail.

Mitarbeiter (m/w/d) Administration & Buchhaltungsunterstützung (DATEV)