In dieser Position verantworten Sie die operative Steuerung und Administration des Fuhrparks sowie die Werkstatt- und Tankstellenprozesse an zwei Standorten. Dazu gehören die Überwachung der Tankanlagen, die Einsatz- und Personalplanung, die Unterstützung der Werkstattorganisation, die Betreuung der Fahrer-Hardware sowie die Koordination von Service-, Schadens- und Wartungsprozessen. Zudem übernehmen Sie kaufmännische Aufgaben wie Rechnungs- und Fahrzeugverwaltung in DATEV und Werbas und fungieren als zentrale Ansprechperson für Fahrer, Werkstatt und externe Dienstleister.

Aufgaben

Verantwortung für die tägliche Überwachung der Tankfüllstände an beiden Standorten.
Erstellung, Pflege und Anpassung von Dienst- und Schichtplänen für 12 Werkstattmitarbeitende im Telematrik / Dispomatrik
Vorbereitung der Lohnabrechnung durch Korrektur und Freigabe der erfassten Arbeits- und Einsatzzeiten.
Erfassung von Rufbereitschaften und Sondervergütungen.
Durchführung von Softwareupdates bei den Fahrer Tablets inkl. Reset, Systembereinigung und App-Installation über Webfleet
Anwender- und Techniksupport für Fahrer sowie Wiederherstellung defekter Geräte.
Funktions- und Akkulaufzeitprüfungen.
Erstkontakt über die zentrale Werkstatthotline sowie Koordination sämtlicher Anliegen.
Terminplanung mit Fahrpersonal und Einsatzsteuerung der Werkstattmechaniker.
Organisation und Bereitstellung von Ersatzfahrzeugen.
Fahrerunterstützung bei Tankstellen- und Waschanlagennutzung sowie bei technischen Fragen.
Durchführung kleiner Servicearbeiten an Shuttlefahrzeugen.
Aufnahme, Priorisierung und Weiterleitung kurzfristiger Stör- und Schadensmeldungen.
Vollständige Dokumentation aller Tätigkeiten und Einsatzzeiten der Fahrer.
Organisation von HU-/SP-Terminen, Verwaltung von Anwohnerparkausweisen sowie Koordination der Mängelbeseitigung.
Unterstützung bei der Unfallaufnahme sowie Prüfung, Ergänzung und Erstellung von Unfallberichten.
Vorbereitung der buchhalterischen Verarbeitung durch Erfassung und Freigabe von Rechnungen im Datev Duo und Werbas.
Pflege des Fahrzeugbestands (Neuanlage, Inaktivsetzung).
Erfassung und Zuordnung von Teile-, Dienstleistungs- und Fremdleistungsrechnungen inklusive Auftragsanlage.
Durchführung von Lagerbuchungen (Bestellungen, Wareneingänge).
Pflege von Artikelstammdaten, Artikellisten und Teilepaketen.
Bedarfsermittlung, Einholen von Angeboten sowie Auslösen von Bestellungen für Diesel, HVO und AdBlue.
Verbuchung sämtlicher Kraftstofflieferungen sowie Nachpflege manueller Tankvorgänge.
Störungsmanagement inkl. Umschaltung auf manuellen Betrieb und Einleitung von Servicefällen.
Pflege der Fahrzeugdaten durch Anlage und Austragung von Fahrzeugen.

Qualifikationen

Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung, idealerweise mit Erfahrung in Fuhrpark, Werkstatt oder Disposition.
Sicherer Umgang mit Software-Systemen (Telematik, Tankdaten, Werkstattprogramme) sowie gute IT-Anwenderkenntnisse.
Grundkenntnisse in Buchhaltung/Abrechnung und sicherer Umgang mit administrativen Prozessen.
Technisches Verständnis für Fahrzeuge und kleinere Servicearbeiten.
Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und hohe Zuverlässigkeit.
Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und souveräner Umgang mit Fahrern und Dienstleistern.
Organisationsfähigkeit, schnelle Auffassungsgabe und Bereitschaft, flexibel auf Anforderungen zu reagieren.

Stellendetails zu: Servicekoordinator Werkstatt / Fuhrpark