Projektassistenz (m/w/d) - Projektmanagement / Projektverwaltung

Seit über 30 Jahren steht Top Job Personal für erfolgreiche Personaldienstleistung in der Region Rhein-Ruhr und darüber hinaus.
Im Auftrag eines international tätigen Projektunternehmens suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Projektassistenz (m/w/d) in Berlin zur Unterstützung des Projektmanagements in einem anspruchsvollen Projektumfeld.

Ihre Aufgaben

Projektkommunikation & Korrespondenz

Erstellung, Versand und Nachverfolgung formeller Projektkorrespondenz (z. B. Schreiben, E-Mails, Anfragen)
Abstimmung von Freigaben, Prüfungen und Unterschriften vor Versand
Pflege von Verteilerlisten, Kommunikations- und Nachweisregistern
Sicherstellung der termingerechten Rückmeldungen und Dokumentation

Projektorganisation & Koordination

Unterstützung bei der Koordination laufender Projektaktivitäten
Pflege von Terminplänen, Aufgabenlisten und Projektkalendern
Organisation und Nachbereitung von Projektmeetings (Agenda, Protokolle, Maßnahmenverfolgung)
Abstimmung mit internen Fachabteilungen sowie externen Projekt- und Konsortialpartnern

Reise-, Spesen- und Administrationsmanagement

Vorbereitung und Abrechnung von Reise- und Spesenabrechnungen
Organisation von Dienstreisen (Flüge, Hotels, ggf. Visa)
Unterstützung beim Onboarding neuer Projektmitglieder
Schnittstelle zu internen Bereichen wie HR, Finance und Einkauf

Event- & Logistikkoordination

Organisation von Projektmeetings, Workshops und Veranstaltungen
Koordination von Räumen, Catering, Besucheranmeldungen und Zugängen
Unterstützung bei internen und externen Projektveranstaltungen

Dokumentenmanagement

Strukturierte Ablage und Pflege von Projektunterlagen (z. B. SharePoint, Dokumentenmanagementsysteme)
Sicherstellung von Versionierung, Zugriffskontrollen und Vertraulichkeit
Unterstützung bei Präsentationen und internen Unterlagen

Ihr Profil

Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Projektmanagement oder vergleichbare Qualifikationoder eine kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung
Erste bis mehrjährige Erfahrung in einer Projektassistenz-, Verwaltungs- oder Koordinationsfunktion
Erfahrung in projektbezogenen oder mehrstufigen Organisationsstrukturen von Vorteil
Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Erfahrung mit SharePoint oder vergleichbaren Systemen wünschenswert
Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen

Wir bieten

Attraktive Vergütung je nach Qualifikation
Langfristige Perspektive in einem spannenden Projektumfeld
Umfassende Einarbeitung und persönliche Betreuung
Mitarbeit in einem professionellen, internationalen Projektteam
Corporate Benefits mit exklusiven Mitarbeitervergünstigungen
Feste Ansprechpartner bei Top Job Personal

Top Job Personal GmbH
Herr Alex Hahl
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Projektassistenz (m/w/d) – Projektmanagement / Projektverwaltung in Berlin