Positionsübersicht

RIVA ist ein in Deutschland registrierter administrativer Dienstleister, der internationale Mandantinnen und Mandanten bei visums-, aufenthalts-, studien- und mobilitätsbezogenen Verfahren unterstützt.

Wir begleiten Einzelpersonen und Familien bei der administrativen Vorbereitung, Koordination und Kommunikation mit zuständigen Behörden und Institutionen in Deutschland und im Ausland.

Unsere aktuellen Projekte umfassen insbesondere die administrative Unterstützung von:

Fachkräften im Rahmen der Chancenkarte (Opportunity Card)
Familienangehörigen in Familiennachzugsverfahren
Unterstützung internationaler Studierender bei Hochschulzulassung und Studienvisum für Deutschland.
Koordination mit Botschaften, Konsulaten und deutschen Behörden

Dies beinhaltet die administrative Zusammenarbeit mit:

Deutschen Behörden (z. B. Ausländerbehörde, Agentur für Arbeit)
Botschaften, Konsulaten und diplomatischen Vertretungen
Hochschulen und Bildungseinrichtungen

Unsere Tätigkeit konzentriert sich auf strukturierte administrative Unterstützung und Mandantenkoordination in einem internationalen und interkulturellen Arbeitsumfeld.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine zuverlässige und vielseitige Administrative Assistenz (m/w/d) zur Unterstützung der laufenden administrativen Abläufe, der Mandantenkoordination sowie der Kommunikation mit Behörden. Die Position verbindet remotebasierte Verwaltungsarbeit mit gelegentlichen lokalen Terminen.

Ihre Aufgaben

Administrative Unterstützung bei visa-, aufenthalts- und studienbezogenen Verfahren.
Vorbereitung, Prüfung und Koordination von Antragsunterlagen.
Unterstützung beim Ausfüllen offizieller Antragsformulare (Anträge) und administrativer Dokumente.
Erstellung administrativer Schreiben, Erläuterungen und Korrespondenz nach Vorgabe des Geschäftsinhabers.
Begleitung von Mandantinnen und Mandanten zu Terminen bei Behörden und Institutionen zur administrativen Unterstützung und ggf. sprachlichen Vermittlung (nicht rechtlich).
Kommunikation mit deutschen Behörden und öffentlichen Institutionen.
Terminorganisation, Nachverfolgung und Statusdokumentation.
Mandantenkommunikation per E-Mail, Telefon und persönlich (bei Bedarf).
Remote-Koordination von Aufgaben sowie interne Dokumentation.

Ihr Profil

Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r, Bürokaufmann/-frau oder in einem vergleichbaren verwaltungs- oder bürobezogenen Ausbildungsberuf, oder verfügen über eine entsprechende praktische Berufserfahrung.

Folgende Fähigkeiten und Eigenschaften zeichnen Sie aus:

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (zwingend erforderlich).
Arabischkenntnisse sind von Vorteil.
Sicheres Auftreten, ausgeprägte kommunikative und interkulturelle Kompetenz.
Strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise.
Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten im Homeoffice.
Bereitschaft und Fähigkeit zu lokalen Fahrten im Raum Wolfsburg, Hannover und Braunschweig.
Gute PC-Kenntnisse (E-Mail, Textverarbeitung, Dokumentenmanagement).

Wir bieten

Teilzeitbeschäftigung (20-25 Stunden pro Woche)
Überwiegend Remote-Arbeit (Homeoffice) mit klar definierten Präsenzterminen
Strukturierte Einarbeitung und Aufgabenvermittlung
Einblicke in konsularische, aufenthaltsrechtliche und mobilitätsbezogene Verwaltungsabläufe
Ein unterstützendes und professionelles Arbeitsumfeld
Möglichkeit zur Weiterentwicklung administrativer, koordinativer und mandantenbezogener Kompetenzen
Tätigkeit in einem internationalen und gesellschaftlich relevanten Dienstleistungsbereich

Bewerbungsverfahren

Wenn Sie sich in diesem Profil wiedererkennen und motiviert sind, ein international ausgerichtetes Team zu unterstützen, freuen wir uns auf Ihre vollständige Bewerbung bis spätestens 17. Januar 2026.

Bewerbungen sind sowohl über die Agentur für Arbeit als auch direkt per E-Mail möglich.

Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf an:
📧 info@riva-visa.de
📌 Betreff: Administrative Assistenz (m/w/d)

Chancengleichheit

RIVA bekennt sich zu Chancengleichheit und Vielfalt und begrüßt Bewerbungen von Menschen aller Hintergründe.

Kontakt

Für Rückfragen steht Ihnen gerne zur Verfügung:
Herr Rami Gamil
Telefone: +49 5361 1815229
E-Mail: R.gamil@riva-visa.de

Hinweis zur rechtlichen Abgrenzung

Diese Position umfasst ausschließlich administrative Unterstützungsleistungen und beinhaltet keine Rechtsberatung oder rechtliche Vertretung im Sinne des § 2 Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG).

Assistenz (m/w/d) (Homeoffice möglich)