Die Fachbereiche Finanzen sowie Gremien - Berufungen - Akademische Angelegenheit der Medizinischen Fakultät an der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg suchen zum nächstmöglichen Eintritt eine

Assistenz (m/w/d)

Wenn das service-, ergebnisorientierte und agile Büromanagement zu Ihren Stärken zählt und Sie mit Freude und Kompetenz die täglichen Herausforderungen einer entlastend-unterstützenden Assistenz selbstständig und im Team meistern, dann freuen wir uns, wenn Sie Ihre Potentiale in Kürze bei uns entfalten!

Unser Angebot

eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit der Möglichkeit von Anfang an Verantwortung zu übernehmen
ein modernes, offenes Arbeitsumfeld und ein engagiertes Team, das sich auf Sie freut
berufliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot
hohe Arbeitsplatzsicherheit und ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberg
gleitende Arbeitszeiten und z.T. Möglichkeit zur Telearbeit („home office“)
Vereinbarkeit von Familie und Beruf
weitere Leistungen, wie z. B. ergänzende Altersvorsorge des Öffentlichen Dienstes oder JobTicket UKF

Ein Einblick in Ihre Aufgaben:

organisatorische und administrative Unterstützung der für die Fachbereiche Finanzen und Gremien-Berufungen-Akademische Angelegenheiten verantwortlichen Leitungen und der jeweiligen Teams im Tagesgeschäft, durch selbstständiges Bearbeiten der Korrespondenz, Terminkoordination einschließlich Raumbuchungen, Vorbereitung von Sitzungsräumen sowie Einrichten virtueller Sitzungsräume, Wiedervorlagenmanagement
eigenständige Bearbeitung und Digitalisierung des z.T. noch in Papierform eingehenden Postein- und -ausgangs und digitale Ablage in elektronische Akten
Übernahme der Aufgaben einer*s Zeitbeauftragten für die beiden Fachbereiche
Unterstützung der Beschaffungsprozesse im digitalen SAP-Workflow
Bedienen von Cloud- oder Serversystemen
organisatorische und technische Unterstützung bei Sitzungen
Erstellen von Protokollauszügen und professionellen Präsentationen
kontinuierliche Pflege der Homepage der Fachbereiche
administrative Begleitung von Ausschreibungs- und Einstellungsverfahren über das Bewerbermanagement-Portal „concludis“
Mitarbeit bei der Weiterentwicklung des implementierten Qualitätsmanagementsystems, inkl. Prozessverantwortung für Unterstützungsprozesse
vorbereitende Arbeiten für die Buchhaltung
Organisation von Dienstreisen

Ihr Profil

erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im mittleren Verwaltungsdienst, als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Management-/Direktionsassistent*in, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte*r (m/w/d) oder eine abgeschlossene vergleichbare Ausbildung
ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift, auch in englischer Sprache
sehr gute Beherrschung der gängigen MS Office-Tools
Erfahrung in der Arbeit mit elektronischen Akten sind von Vorteil
idealerweise Erfahrung mit SAP und im Qualitätsmanagement sowie in der Homepagepflege
Organisationsgeschick, Durchsetzungsvermögen mit souveränem und freundlichem Auftreten
vorausschauende, engagierte, eigenverantwortliche, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
ausgeprägtes Teamverständnis und Flexibilität
ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft

Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung nach TV-L E 8 möglich.

Wir freuen uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) bis spätestens 09.01.2026 über das Online-Bewerbungsportal. Die persönlichen Gespräche sind zeitlich kurz nach Ablauf der Bewerbungsfrist geplant.

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg

Medizinische Fakultät - Dekanatsverwaltung

Bettina Abels - Fachbereichsleitung Gremien-Berufungen-Akdademische Angelegenheiten
Breisacher Straße 153, 79110 Freiburg

Fragen? Für nähere Informationen kontaktieren Sie uns gerne:

dekanat@uniklinik-freiburg.de

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