Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 31.300 Studierenden und 8.400 Mitarbeiter*innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher*innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

heiSKILLS ist das Kompetenz- und Sprachenzentrum der Universität Heidelberg. Es unterstützt Studierende, Lehrende und Weiterbildungsinteressierte durch vielfältige Bildungs-, Beratungs- und Serviceangebote beim Erwerb überfachlicher und interdisziplinärer Kompetenzen. Das Drittmittelprojekt heiSPARK - „Shaping Learning for Innovation“ ist angesiedelt bei heiSKILLS und der Prorektorin für Studium und Lehre der Universität Heidelberg und setzt strategische Impulse zur Förderung innovativer Lehr-Lernformate und transformativer Kompetenzen. Das Projekt wird gefördert von der Stiftung für Innovation in der Hochschullehre.

Im Projekt heiSPARK ist ab Februar 2026 eine Stelle in Teilzeit (50 %, 0,5 VZÄ) befristet bis 2029 (mit Aussicht auf Verlängerung bis 2031) zu besetzen:

Projektassistenz / Budgetverwaltung (w/m/d)

Ihre Aufgaben

Budgetverwaltung (u. a. Erstellung und Überwachung des Projektbudgets, Mittelzuweisung, Planung Personalkosten)
Verfassen von Finanzberichten
Personalverwaltung (u. a. Unterstützung bei Stellenausschreibungen, Koordination der Einstellungen)
Monitoring (u.a. regelmäßiges Erfassen von Projektfortschritten)
Berichterstattung und Dokumentation (u. a. Erstellung von Präsentationen und Berichten für Gremien sowie Archivierung von Projektdaten)
Veranstaltungsmanagement (u. a. Raumbuchung, Verwaltung von Verträgen und Honoraren, Organisation der heiSPARK-Symposien sowie Summer- und Winterschools)
Allgemeine Sekretariatsaufgaben
Pflege der Homepage

Ihr Profil

Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen
Berufserfahrung in der Budgetverwaltung von (öffentlichen) Drittmittelprojekten ist wünschenswert
Sicherer Umgang mit MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook…)
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Berufserfahrung als Sekretär*in oder Assistent*in im universitären Umfeld sind wünschenswert
Teamfähigkeit und eine zuverlässige, selbständige und gut organisierte Arbeitsweise, professionelles und freundliches Auftreten

Wir bieten

Ein vielseitiges Aufgabenspektrum innerhalb eines hoch motivierten und qualifizierten Teams
Attraktive Möglichkeiten der Weiterbildung und Förderung der beruflichen und persönlichen Entwicklung
Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
Unterstützung der Mobilität der Mitarbeiter*innen durch ein bezuschusstes Deutschlandticket
Zugriff auf universitäre Einrichtungen (z. B. Sport, Mensa)

Die Vergütung nach TV-L.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 15.01.2026 in einer PDF-Datei per E-Mail an Dr. Jan Heidelberger (jan.heidelberger@uni-heidelberg.de) senden.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.