Du bist das Herz unseres Büros und sorgst dafür, dass sich alle Menschen, die bei uns arbeiten oder zu Besuch sind, willkommen und gut aufgehoben fühlen. Du hältst den Laden zusammen: strukturiert, aufmerksam, pragmatisch und mit dem Blick fürs Detail. Du schaffst Ordnung, wo sie gebraucht wird, und Atmosphäre, wo sie wirkt. Kurz: Office Management mit Haltung plus Feel Good Management mit Wirkung.

Office Management und Büroorganisation

Du steuerst die gesamte Büroorganisation im Tagesgeschäft und behältst To dos, Abläufe und Prioritäten im Blick
Du verantwortest Bestellungen, Beschaffung und Bestandskontrolle von Verbrauchsmaterialien
Du koordinierst interne Abläufe rund um Arbeitsplätze, Meetingräume, Post und allgemeine Büroprozesse
Du kümmerst dich um Ordnung, Struktur und Standards und setzt sie freundlich, aber klar durch
Du bist erste Ansprechperson für Kolleginnen und Kollegen bei organisatorischen Themen und findest Lösungen, bevor es schwierig wird

Feel Good Management und Arbeitsatmosphäre

Du gestaltest aktiv eine positive Arbeitsatmosphäre und stärkst unser Miteinander im Büroalltag
Du entwickelst kleine und große Maßnahmen, die das Wohlbefinden fördern, vom Onboarding Moment bis zur Wochenroutine
Du erkennst, was Teams brauchen, und bringst Ideen ein, die wirklich umgesetzt werden
Du sorgst dafür, dass das Büro ein Ort ist, an dem man gern arbeitet, ankommt und bleibt

Empfang und Gästebetreuung

Du übernimmst das Besuchsmanagement, inkl. Vorbereitung, Empfang und Bewirtung bei Kundenterminen
Du stellst sicher, dass Meetings und Besuche professionell ablaufen und unsere Gäste sich bestens betreut fühlen

Dienstleister und externe Kommunikation

Du kommunizierst mit externen Dienstleistern, koordinierst Termine, Angebote und anstehende Aufgaben
Du hältst Themen nach, dokumentierst Absprachen und sorgst für verlässliche Umsetzung

Events und Teamformate

Du organisierst Team Events, interne Formate und kleine Highlights im Büroalltag
Du unterstützt bei Planung, Durchführung und Nachbereitung und bringst eigene Ideen ein

Dein Profil

Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, idealerweise ergänzt durch Feel Good, Event oder Workplace Themen
Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse
Sehr hohe Zuverlässigkeit, eigenständige Arbeitsweise und Qualitätsanspruch
Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturiert, vorausschauend und lösungsorientiert
Empathie und ein gutes Gespür für Menschen, Situationen und Teamdynamiken
Offene, sympathische Persönlichkeit mit Energie und dem Talent, Dinge ins Rollen zu bringen

Was dich erwartet

Eine zentrale Rolle mit viel Sichtbarkeit und echtem Einfluss auf unseren Arbeitsalltag
Verantwortung, Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, Feel Good Management aktiv zu prägen
Ein Umfeld, in dem Ordnung, Humor und Professionalität zusammenpassen
Arbeitsort: Darmstadt, vollständig vor Ort, fünf Tage pro Woche
Arbeitszeiten: Montag bis Freitag, 08.30 Uhr bis 17.30 Uhr (inkl. 1 Std. Pause)

Office Manager & Feel Good Management (m/w/d)