Über uns

Wir sind ein kleines, familiäres Unternehmen mit 15 Mitarbeitern, das sich durch eine enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit auszeichnet. In unserem Team arbeiten vier Familienmitglieder und langjährige Freunde, die gemeinsam eine angenehme und respektvolle Atmosphäre schaffen. Wenn du Wert auf kollegialen Zusammenhalt und ein familiäres Umfeld legst, bist du bei uns genau richtig! Wir suchen eine motivierte Sekretärin/Teamassistenz (m/w/s) die eng mit einer erfahrenen Kollegin im Sekretariat zusammenarbeitet.

Deine Aufgaben

Telefon- und Empfangsmanagement

Freundliche Annahme und Weiterleitung eingehender Anrufe
Erstkontakt für Eigentümer, Mieter, Handwerker und Dienstleister
Terminorganisation und Koordination

Post- und E-Mail-Bearbeitung

Sichtung, Verteilung und digitale Ablage des Posteingangs
Strukturierte Verwaltung des allgemeinen E-Mail-Postfachs
Erstellung und Versand von Schreiben nach Vorgabe

Vorbereitende Buchhaltung & Rechnungswesen

Erfassung und Zuordnung des elektronischen Rechnungseingangs
Vorbereitung von Buchungsunterlagen für die Buchhaltung

Büroorganisation & Administrative Aufgaben

Unterstützung der Sekretariatsleitung im Tagesgeschäft
Pflege und Organisation von digitalen und physischen Akten
Bestellwesen und allgemeine organisatorische Aufgaben
Unterstützung bei der Vorbereitung von Versammlungsunterlagen und Dokumenten

Dein Profil

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich
Grundkenntnisse in Englisch für die erste telefonisch Kontaktaufnahme von Anrufern sind ebenfalls Einstellungsvoraussetzung.
Erfahrung im Büro- oder Sekretariatsbereich, idealerweise in der Immobilienbranche oder einem kaufmännischen Umfeld
Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise mit digitaler Dokumentenverwaltung
Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
Freundliches Auftreten und gute Kommunikationsfähigkeiten
Teamfähigkeit und Bereitschaft, eine erfahrene Kollegin aktiv zu unterstützen

Wir bieten

Ein familiäres Arbeitsumfeld in einem kleinen Team, in dem jede/r geschätzt wird und der persönliche Austausch großgeschrieben wird
Gleitzeit und eine flexible Arbeitsgestaltung, um Arbeit und Privatleben bestmöglich in Einklang zu bringen
Eine strukturierte Einarbeitung in alle Prozesse und Softwaretools, die du für deine Aufgaben benötigst durch eine erfahrene Mitarbeiterin
Abwechslungsreiche Aufgaben im Immobilienbereich
Moderne Büroausstattung und digitale Arbeitsprozesse
Da wir ein kleines Team sind, gibt es bei uns weniger Hierarchien. Du hast aber die Möglichkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten und dich in deinem Bereich weiterzuentwickeln.

Sekretär/in Teamassistenz (m/w/s) in Hausverwaltung