Teamleiter Empfang und Rezeption (m/w/d)

Festanstellung, Vollzeit · Berlin-Prenzlauer Berg | Kollwitzstr. 64 Wir suchen Dich

Der Empfang ist das Herz jeder Praxis - hier beginnt Vertrauen. Wir gestalten die Rezeption als Gewohnheitssystem für Exzellenz, in dem Routine und Haltung, Struktur und Herzlichkeit zusammenwirken. Unser Ziel: Erstklassiger Service, effiziente Abläufe und ein Arbeitsumfeld, auf das wir stolz sind.

In der Kollwitzstraße arbeiten drei Praxen unter einem Dach: Kinderzahnmedizin, Erwachsenenzahnmedizin und Kieferorthopädie. Jede dieser Bereiche hat eine eigene Rezeption, dazu kommt eine zentrale Telefonzentrale - insgesamt ein lebendiges Team von rund 12 Mitarbeitenden, das täglich für mehr als 25 Behandlungszimmer arbeitet.

Du bist das organisatorische Herzstück der Praxis und führst ein Team, das an drei Rezeptionen sowie in der Telefonzentrale arbeitet. Du sorgst dafür, dass die Abläufe laufen, die Stimmung stimmt und Patient:innen eine Atmosphäre erleben, in der sie sich willkommen fühlen.

Du berichtest direkt an die Praxismanagerin und arbeitest eng mit allen drei Fachbereichen, den Behandler:innen und dem PM-Team zusammen.

Deine Aufgaben

Führung & Teamsteuerung

Fachliche und organisatorische Leitung eines Teams von ca. 12 Mitarbeitenden
Regelmäßige Teamgespräche, Feedbackrunden und Onboardings
Einsatz-, Urlaubs- und Schichtplanung für drei Rezeptionen + Telefonzentrale
Ansprechpartner:in bei Konflikten, Fragen oder schwierigen Situationen
Entwicklung der Teammitglieder

Servicequalität & Kommunikation

Sicherstellung eines einheitlichen, hochwertigen Serviceerlebnisses in allen drei Fachbereichen
Qualitätskontrolle und Weiterentwicklung der Standards für Empfang, Telefon, E-Mail & digitale Kommunikation
Eskalationsmanagement bei Beschwerden oder kritischen Situationen
Zusammenarbeit mit PM & Marketing zur Verbesserung der Patientenzufriedenheit (NPS, Feedback)

Organisation & Prozesse

Steuerung und Optimierung der Abläufe an allen drei Empfangsbereichen
Organisation der zentralen Telefonzentrale (Erreichbarkeit, Prioritäten, Rückrufe)
Sicherstellung vollständiger Dokumentation in Solutio Charly
Abstimmung zwischen Behandler:innen, Assistenz, Abrechnung, PM und Telefonzentrale

Digitale Tools & Prozessmanagement

Sicherer Umgang mit Solutio Charly (Terminbuch, Dokumentation, Patientendaten)
Nutzung & Weiterentwicklung digitaler Systeme wie Dr. Flex, Nelly und KIM
Unterstützung bei der Einführung neuer Tools oder digitaler Prozesse

Struktur & Kennzahlen

Analyse der wichtigsten KPIs (Telefonquote, No-Show-Rate, Wartezeiten, Feedbackwerte)
Ableitung von Maßnahmen zur Prozessoptimierung
Monatliche Review-Gespräche mit der Praxismanagerin
Vorbereitung und Begleitung von Audits

Dein Profil

Fachlich

Ausbildung in der Zahnmedizin (ZFA) oder relevante Berufserfahrung am Empfang
Erfahrung in der Führung oder stellvertretenden Leitung eines Teams
Sicherer Umgang mit Praxissoftware, idealerweise Solutio Charly
Kenntnisse in Terminmanagement, Patientenkommunikation und Prozesslenkung
Strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise

Persönlich

Begeisternde Führungspersönlichkeit mit Herz & Klarheit
Kommunikationsstark, wertschätzend und konfliktfest
Freude an Organisation, Planung und strukturierter Weiterentwicklung
Hohe Serviceorientierung und Spaß daran, Menschen zu begleiten
Belastbar in turbulenten Momenten, freundlich in allen Situationen

Deine Perspektive

Eine zentrale Führungsrolle in einer großen, modernen Mehrbehandlerpraxis
Raum für eigene Ideen und Initiativen
Internationales Team auf Augenhöhe: Wir kommunizieren respektvoll und offen miteinander
Wir investieren in Deine Zukunft: Kostenübernahme bei Fort- und Weiterbildungen und interne Trainings
Abwechslung statt Routine: Du hast die Möglichkeit, verschiedene Bereiche wie Materialbestellung, QM oder Social Media für TikTok und Instagram aktiv mitzugestalten
Work-Life-Balance statt Dauerstress: Minutengenaue digitale Zeiterfassung, klare Praxisorganisation, strukturierte Arbeitsabläufe und keine Dienste am Wochenende
28 Urlaubstage, Heiligabend und Silvester arbeitsfrei
Digitale Praxis: Tablet-Anamnese und Online-Terminbuchungen gehören bei uns schon lange zum Standard
Weitere Benefits: Mitarbeiter-Rabattportal, Geburtstagsgutscheine, Teamevents, Intranet als App und mehr

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Über uns

MEINDENTIST ist ein zukunftsorientiertes Unternehmen im Bereich der Zahnmedizin mit Praxen in Berlin und Potsdam. Unser Ziel ist es, eine Umgebung zu schaffen, in der sich sowohl unsere Patienten:innen als auch unsere Mitarbeiter:innen wohl fühlen und hervorragend behandelt werden. Wir machen den Besuch beim Zahnarzt zu einem besonderen Wohlfühlerlebnis, auf das man sich freut.

Wir legen großen Wert auf die Entwicklung von Talenten und bieten ausgezeichnete Aus- und Fortbildungsmöglichkeiten für Berufsanfänger und Profis. Wir sind stolz auf unsere Mitarbeiter:innen. Uns verbindet das gemeinsame Gefühl einen wertvollen Beitrag zur Gesundheit unserer Patienten:innen zu leisten.

Unsere modernen Praxen sind mit den neuesten Technologien ausgestattet und bieten eine angenehme und komfortable Atmosphäre. Unsere hochqualifizierten Zahnärzte:innen und unser freundliches Team sorgen dafür, dass unsere Patienten:innen bestmöglich behandelt werden.

Wir behandeln unsere Patienten:innen mit Respekt, Einfühlungsvermögen sowie hoher Professionalität und legen großen Wert auf eine herzliche und freundliche Betreuung. Bei uns stehen die Bedürfnisse unserer Patienten:innen immer im Mittelpunkt und wir versuchen alles, um ihnen eine angenehme Behandlung zu bieten.

Wir möchten, dass unsere Patienten:innen mit einem Lächeln zu uns kommen, unsere Praxen auch wieder mit einem Lächeln verlassen und uns gerne wieder besuchen.

Komm zu MEINDENTIST und lass uns unseren Patienten:innen zeigen, wie ein Besuch beim Zahnarzt sein sollte!

Jetzt suchen wir Dich als Mitarbeiter aus den Bereichen: Zahnmedizinische Fachangestellte (m/w/d) - Schwerpunkt Endodontie, ZFA (m/w/d) für Wurzelbehandlungen / Endodontologie, Zahnmedizinische Assistenz (m/w/d) - Endodontie / Mikroskopie, ZFA Endodontologie (m/w/d), Zahnmedizinische Fachkraft (m/w/d) - Endodontische Assistenz, ZFA in der Zahnmedizin (m/w/d), ZFA in der Kieferchirurgie (m/w/d), ZFA in der Oralchirurgie (m/w/d), ZFA in der Kinderzahnheilkunde (m/w/d), ZFA in der Parodontologie (m/w/d), ZFA in der Prothetik (m/w/d), ZFA in der Kieferorthopädie (m/w/d), ZFA in der KFO (m/w/d), ZMF (m/w/d), ZMP (m/w/d), Zahnmedizinische Fachangestellte (m/w/d), Zahnmedizinische Prophylaxeassistentin (m/w/d), Dentalhygienikerin (m/w/d), Zahntechniker (m/w/d)

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