Betriebsmedizinische Assistenz (m/w/d) (Homeoffice möglich)
Die Arbeitsschutzhelden sind ein stark wachsendes Unternehmen im Bereich der gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitssicherheit, Betriebsmedizin und Brandschutz. Unsere Mitarbeiter sind Helden! Helden für unsere Kunden und Helden für unsere Kollegen. Wir unterstützen uns, wo es nur geht und beschreiten so manches Abenteuer mit vereinten Kräften.
Wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine betriebsmedizinische Assistenz- in Teil- oder Vollzeit.
- Planung & Koordination von Vorsorgen: Terminierung und Organisation von Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorgen nach ArbMedVV (z. B. Bildschirmarbeitsplatz, Lärm, Atemschutz), inkl. Recall-System, Einladung der Mitarbeitenden und Raum-/Ressourcenplanung (mobil & vor Ort).
- Schnittstelle zu Kunden & Mitarbeitenden: Erstkontakt, telefonische und schriftliche Beratung, Klärung von Anforderungen (Teilnehmerlisten, Gefährdungen, Einsatzorte) sowie proaktive Abstimmung mit Ansprechpartner:innen im Unternehmen.
- Praxisnahe Assistenz: Vor- und Nachbereitung der Untersuchungen (Anamneseunterlagen, Einwilligungen, Hygiene), sowie Dokumentation der Ergebnisse in der elektronischen Akte.
- Dokumentation & Qualität: DSGVO-konforme Aktenführung, Pflege der Vorsorgekartei, Erstellung von Bescheinigungen, Nachverfolgung offener Befunde, Termin- und Fristenkontrolle.
- Koordination im Team: Enge Zusammenarbeit mit Betriebsärzt:innen, Fachkräften für Arbeitssicherheit und Disposition; Abstimmung der Tourenplanung für betriebsärztliche Einsätze.
- Kundenservice & Reklamationsbearbeitung: Aufnahme, Analyse und lösungsorientierte Bearbeitung von Anliegen; transparente Kommunikation bis zur abschließenden Rückmeldung.
- Vertrags- & Prozesspflege: Pflege relevanter Kunden- und Vertragsdaten, Unterstützung bei Angebotserstellung sowie laufende Prozessdokumentation und -optimierung.
- Abgeschlossene Ausbildung als Medizinische Fachangestellte (MFA), Arzthelfer:in, Gesundheits- und Krankenpfleger:in oder vergleichbare Qualifikation - idealerweise mit Erfahrung in Arbeits-/Betriebsmedizin oder Praxisorganisation.
- Sicher im Umgang mit Praxis-/Terminsoftware und CRM-Systemen (gern HubSpot); MS Office (Excel, Word, PowerPoint) beherrschst du routiniert.
- Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung, sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, klare und freundliche Kommunikation.
- Sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise, Terminsicherheit und Freude an Koordination; Belastbarkeit in Stoßzeiten.
- Kenntnisse in Datenschutz/Schweigepflicht (DSGVO) und medizinischer Dokumentation; Grundverständnis von ArbMedVV-Prozessen.
- Teamfähigkeit, Empathie, Konflikt- und Lösungsfähigkeit.
- Unbefristeter Arbeitsvertrag
- 30 Tage Urlaub plus geschenkter 24. & 31.12., zusätzliche Urlaubstage angepasst auf Feiertage in Bayern
- 37,5-Stunden-Woche (Vollzeit)
- Workation: bis zu 20 Tage/Jahr im europäischen Ausland
- Home-Office & Gleitzeit, ausgewogene Work-Life-Balance ohne Überstunden
- Moderne Arbeitsausstattung inkl. eigenem Arbeitshandy
- Weiterbildungen aller Art
- Zusätzliche Leistungen: verbesserte bAV, Gruppenunfallversicherung, monatliche Fitnessgutscheine - und ein offenes Ohr für weitere Benefits
Auch wenn du nicht alles mitbringst: Motivation und Lernbereitschaft zählen! Vieles bringen wir dir gern bei.
Interesse?
Dann werde Teil unseres witzigen Teams und gestalte die Arbeitswelt mit. Sende deine vollständigen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse; Anschreiben optional) mit Gehaltsvorstellung und möglichem Eintrittstermin ausschließlich elektronisch an heldencrew@arbeitsschutzhelden.de.
Fragen vorab? Melde dich - wir freuen uns, dich kennenzulernen!