Sachbearbeiter/in im Vorzimmer des Bürgermeisters (m/w/d)
Die Stadt Oschersleben (Bode), sucht zum 01.11.2025 eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit als
1. Büroorganisation und Verwaltungsassistenz
- Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs für den Bürgermeister
- Organisation und Verwaltung von Wiedervorlagen, Akten und Unterlagen
- Recherche und Aufbereitung komplexer Sachverhalte
- Erstellung von Aktenvermerken und Gesprächsnotizen
- Bearbeitung und Dokumentation von Bürgeranliegen
2. Kommunikation und Ansprechpartnerfunktion
- Erledigung und Priorisierung von E-Mail-Korrespondenz
- Telefonmanagement inkl. Koordination und Nachverfolgung von Terminen
3. Termin- und Sitzungsmanagement
- Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen/Besprechungen
- Führung und Pflege des Terminkalenders des Bürgermeisters
- Koordination von Veranstaltungen, Gratulationen, Kondolenzen und Jubiläen
4. Empfangs- und Repräsentationsaufgaben
- Empfang und Betreuung von Gästen des Bürgermeisters
- Planung und Durchführung der Bewirtung bei Gesprächsterminen
- Organisation von Geschenken, Blumen und Repräsentationsmaterialien
5. Post- und Informationswesen
- Organisation und Verteilung des täglichen Posteingangs für die Verwaltung
- Verteilung von Fachzeitschriften, Gesetzblättern und sonstigen Medien
6. Verwaltungsbücherei
- Pflege des Bücherverzeichnisses
- Bestellung und Abbestellung von Fachliteratur
7. Unterstützung in der Personalverwaltung
- Mitwirkung bei sachbearbeitenden Aufgaben im Bereich Personaladministration
8. Unterstützung in der Gremienarbeit
- Mitwirkung bei sachbearbeitenden Aufgaben im Bereich Gremienarbeit
- Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich (z.B. Verwaltungsfach-angestellter (w/w/d) oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats-/Assistenzbereich wünschenswert
- Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Loyalität im Umgang mit sensiblen Informationen
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und selbstständige Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
- Kommunikationsstärke und verbindliches, freundliches Auftreten
- Flexibilität in Bezug auf die Arbeitszeit
- Wir bieten eine unbefristete Beschäftigung (35 Std./Woche)
- Vergütung nach Entgeltgruppe 7 TVöD-VKA, inkl. aller tariflichen Leistungen (z. B. Jahressonderzahlung, Zusatzversorgung)
- Möglichkeit einer Zulage gem. gem. § 76 Abs. 4 KVG LSA
- Einen vielseitigen Arbeitsplatz im Herzen der Stadtverwaltung
- Strukturierte Einarbeitung und ein kollegiales Arbeitsumfeld
- Bürgernahes und verantwortungsvolles Tätigkeitsfeld
Ihre Bewerbungsunterlagen (Bewerbungsschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Kopie der schulischen Abschlusszeugnisse, eine Bewerbungsmappe ist nicht notwendig) richten Sie bitte bis spätestens zum 31.08.2025 an
SG Personalverwaltung
Markt 1
39387 Oschersleben (Bode)
gerne auch per Mail an personalabteilung@oscherslebenbode.de. Im Falle der schriftlichen Bewerbung bitten wir Sie, uns lediglich Kopien einzureichen, da wir Ihre Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Verfahrens nicht zurücksenden können.
Sofern Sie Ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail übersenden möchten, verwenden Sie bitte ausschließlich Dateien im pdf-Format als eine Datei. Bewerbungen, die diesem Format nicht entsprechen, können leider nicht berücksichtigt werden.
Ihre personenbezogenen Daten werden gemäß § 28 DSG LSA zum Zweck der Durchführung des Auswahlverfahrens verarbeitet.