Das Leibniz-Institut für Geschichte und Kultur des östlichen Europa (GWZO) e.V. erforscht in vergleichender Perspektive die historischen und kulturellen Entwicklungsprozesse in der Region zwischen Ostsee, Schwarzem Meer und Adria von der Spätantike bis zur Gegenwart. Das seit 2010 in der Leipziger sowie ab 2025 auch in der Prager Innenstadt ansässige GWZO beschäftigt ca. 90 Mitarbeiter*innen aus dem In- und Ausland.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt

eine/einen Sekretär*in (m/w/d)

(bis TV-L EG 6, inklusive Jahressonderzahlung, Teilzeit bis zu 30 Stunden/Woche, befristet auf zunächst 2 Jahre)

Kennziffer: 25_04_D

Ihre Aufgaben

Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie (digitale) Terminorganisation im Institut, selbständige Führung der Büroablage, Bearbeitung von Korrespondenz, Postein-/-ausgängen sowie Telefonaten
Empfang und erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Gäste und Besucher*innen des GWZO für administrative Fragen
Unterstützung der Direktion in organisatorischen Fragen, insbesondere: Terminorganisation, Dienstreiseplanungen und -abrechnungen
Organisatorische Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen und Sitzungen

Unterstützung der Administration, insbesondere: Unterstützung bei der internen Kommunikation,
Organisation und Koordination von internen Terminen und Veranstaltungen

Betreuung eines Adressdatenmanagementsystems in Koordination mit dem Direktionsbereich Transfer und Publizieren
Unterstützung der Leitung in der Berichterstattung von Aktivitäten und Leistungen in zentrale Erfassungssysteme

Ihre Qualifikation

Abgeschlossene Ausbildung in einem Beruf der Bürokommunikation oder gleichartige Qualifikation
Erfahrungen in der Sekretariatsarbeit
Freundliches Auftreten nach Innen und Außen in einem vielfältigen Umfeld
sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit in deutscher Sprache
wir freuen uns, wenn Grundkenntnisse der englischen Sprache vorhanden sind, deren Weiterentwicklung wir fördern
Versierter Umgang mit MS-Office Programmen
Selbständige, eigenverantwortliche Arbeitsweise, Teamfähigkeit, Planungs- und Organisationsgeschick
Erfahrungen in der Arbeit mit Wissenschaftseinrichtungen sind vorteilhaft
Kenntnisse im Adressdatenmanagement sind vorteilhaft

Wir bieten

Kreatives und motivierendes Arbeitsumfeld
fachbezogene Weiterbildungsmöglichkeiten
Möglichkeit zur mobilen Arbeit
Möglichkeit zum Erwerb des Deutschlandtickets als Jobticket mit Zuschuss des Arbeitgebers
eine betriebliche Altersvorsorge im Rahmen der VBL
eine offene und teamorientierte Arbeitsatmosphäre, flache Hierarchien
Lebendige Sozialkultur, Offenheit und vertrauensvolles Miteinander
Arbeitsplatz im Herzen der Stadt

Sollten Sie sich angesprochen fühlen, bitten wir um Zusendung Ihrer aussagekräftigen Bewerbung mit den einschlägigen Unterlagen unter Angabe der Kennziffer

bis zum 17.09.2025 zu senden an die Direktorin des GWZO (Prof. Dr. Maren Röger, Reichsstr. 4-6, 04109 Leipzig), oder per E-Mail an: . Eine Bewerbung per E-Mail ist datenschutzrechtlich bedenklich. Der/die Versender*in trägt dafür die volle Verantwortung.

Seit Juli 2021 ist das GWZO Träger des TOTAL E-QUALITY-Prädikats für Chancengleichheit. Das GWZO verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Da in diesem Bereich derzeit Männer unterrepräsentiert sind, fordert das GWZO nachdrücklich Männer zur Bewerbung auf. Die Bewerbung von schwerbehinderten Menschen ist ausdrücklich erwünscht und wird bei gleicher Qualifikation vorrangig berücksichtigt.

Weitere Informationen zum GWZO finden Sie auf unserer Website www.leibniz-gwzo.de.

Hinweise zum Datenschutz

Ihre in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen bzw. ggf. im Bewerbungsgespräch erlangten personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens für diese hier ausgeschriebene Stelle verarbeitet. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist § 11 Abs. 1 Sächsisches Datenschutzdurchführungsgesetz i. V. m. EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Verantwortliche*r für das Bewerbungsverfahren ist die*der in dieser Ausschreibung oben angegebene Adressat*in der Bewerbung. Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen des Bewerbungsverfahrens innerhalb des Institutes weitergegeben an

die Mitglieder der Auswahlkommission,
die Personalverwaltung,
die Gleichstellungsbeauftragten,
die*den Inklusionsbeauftragte*n und
den Betriebsrat

im Rahmen ihrer organisatorischen bzw. gesetzlichen Zuständigkeit.

Ihre personenbezogenen Daten werden spätestens sechs Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens gelöscht. Nach der DS-GVO stehen Ihnen gegenüber der Adressatin*dem Adressaten der Bewerbung bei Vorliegen der entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu: Auskunftsrecht (Art. 15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DS-GV0); Datenlöschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO). Bei Fragen können Sie sich an die Datenschutzbeauftragten des GWZO wenden. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht. Die für das GWZO zuständige Aufsichtsbehörde ist die vom Sächsischen Landtag für den Datenschutz beauftragte Person.