Wir suchen für unseren Kunden aus der IT-Branche in Hamburg eine

Empfangsmitarbeiterin/Officemanagerin (m/w/d) in Teilzeit (20 Std./Woche)

Arbeitszeiten

montags bis freitags

in der Zeit von 09.00 bis 17.00 Uhr / Arbeitszeiten nach Absprache

Das erwartet Sie an Ihrem zukünftigen Arbeitsplatz:

Abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem modern eingerichteten Büro
Persönlicher Kontakt zu Besuchern und Mitarbeitern vor Ort
Eigenverantwortliche Erledigung Ihrer täglichen Aufgaben

Das bieten wir Ihnen bei ESD:

Langfristige Festanstellung - unbefristeter Anstellungsvertrag
festes Monatsgehalt
Betriebliche Altersvorsorge nach der Probezeit möglich
Mitarbeiterrabatte auf Produkte und Dienstleistungen namhafter Anbieter
Erstattung des Deutschlandticket
keine Nacht- und Wochenenddienste
umfassende Einarbeitung
abwechslungsreicher Arbeitsalltag
Weiterbildung/Schulungen intern sowie extern
Direkter Kontakt zur Teamleitung

Ihre Aufgaben

BEREICH BESUCHEREMPFANG:

Besucher empfangen, anmelden und weiterleiten
eventuell Besucher während der Wartezeit bewirten
Informationen erteilen (Flüge, Hotels, Taxi rufen, Tischreservierungen usw.)
ein- und ausgehende Telefonate in Deutsch und Englisch vermitteln
eventuell Rückrufnachrichten hinterlassen (z.B. per E-Mail)
Ordnung und Sauberkeit im Empfangsbereich gewährleisten
Kurierdienste beauftragen / Kuriersendungen entgegennehmen sowie die Rechnungen kontrollieren
Paketsendungen versenden und entgegennehmen
arbeiten mit den MS-Office-Anwendungen Word, Excel, Power Point und Outlook

BEREICH OFFICE MANAGEMENT:

Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, Visitenkarten, Blumen sowie Verbrauchsmaterialien
Archivieren von Lieferscheinen und Zollbescheinigungen
Posteingang, entgegennehmen und verteilen
Postausgang, frankieren und kuvertieren
Reiseportal pflegen
Bearbeiten der eingehenden E-Mails und Faxe
Ansprechpartner für verschieden Dienstleister, wie z.B. Reinigung
allgemeine administrative Aufgaben und Korrespondenz (kopieren, scannen usw.)

BEREICH KONFERENZRAUMMANAGEMENT

interne Planung und Organisation Schulungen und Seminare
Teilnehmerverwaltung
Konferenzraumterminierung / -buchung
Unterstützung des Veranstaltungsmanagement und Unterstützung bei der Organisation der Firmenveranstaltungen, Firmenfeiern und After-Work-Events
Konferenzräume für interne und externe Veranstaltungen vorbereiten
Konferenzräume nach Meetings entsprechend „abdecken“
Ansprechpartnerin für Umbuchungen, Medientechnik usw.
Kontrolle der Räume auf Sauberkeit und Ordnung

Ihr Profil

Sie verstehen es, den unterschiedlichsten Personen stets freundlich und mit einem Lächeln zu begegnen
Ihr Organisationstalent bringen Sie bei der Belegung von Konferenzräumen ebenso wie bei der Koordination Ihrer täglichen Aufgaben zum Einsatz
Von Vorteil für Sie wären erste Berührungspunkte im kaufmännischen Bereich
Sie können auf Deutsch und Englisch kommunizieren
Mit den gängigen MS-Office-Programmen sind Sie vertraut
Sie überzeugen durch Ihre positive, aufgeschlossene Persönlichkeit

Finden Sie sich in der Beschreibung wieder? Dann sollten wir uns kennenlernen! Bewerben Sie sich schnell und unkompliziert über unser Bewerbungsformular. Hier können Sie Zeugnisse und Lebenslauf ganz bequem hochladen.

Für Rückfragen wenden Sie sich gerne an

Anne Greiser
+49 178 5000012